很早之前，公司的一位藝人接到了一個級別很高的晚會邀請，但是由於檔期問題，我們只好選擇拒絕。團隊裡負責溝通的同事為了給對方留下一個好印象，用非常委婉的態度表達了我們的情況：「謝謝您的邀請，但目前來看，我們的時間可能不行。」對方負責人在接到我們的回覆之後，第一時間就把藝人的名字上報給了晚會組委會。差不多一週之後，我們突然接到了晚會的確認訊息。由於晚會的級別很高，且各種因素導致無法推辭，我們只能花費更多的精力和時間去填「坑」。
這個故事的邏輯聽起來是不是特別奇怪？明明我們已經拒絕了別人，但是對方仍理解成了同意。明明我們沒有時間，對方卻認為不方便只是暫時的，且他們正在努力協調。這就是一個非常典型的「我以為我說了」的案例。
同樣的一句話，不同的人會從自己的角度出發衍生出各種意味完全相反的解讀，溝通中的誤解恰恰就是在這個時候發生的。「目前來看，我們的時間可能不行」這句話，從我們團隊負責人的角度看，他要表達的是「時間不行」。但對方負責人看到的是「目前」和「可能」。我們認為的拒絕在對方看來有著非常大的周旋和協商空間，所以對方就把我們的藝人名字報上去了。這個烏龍事件非常準確地說明了溝通中的一個原則：
態度可以委婉，但內容必須直接。
我們經常在工作中提到一個詞：婉拒。什麼是真正的婉拒？你的口氣可以委婉，但是內容必須明確。
在溝通裡，我們常常會發現這樣一種狀態：我以為我說了，資訊傳遞出去卻變了樣，在對方看來，你根本就沒說。
女朋友對男朋友說：「今天你負責洗碗吧。」等男朋友洗完所有的碗走出廚房後，女朋友發現灶臺沒有擦，於是責怪：「你為什麼不擦灶臺？洗碗這個概念就包含要把灶臺也擦了呀。」對不起，洗碗這個概念就是洗碗，如果需要擦灶臺，你就直接告訴對方：「今天你負責洗碗和擦灶臺吧。」當然，男女朋友之間的撒嬌和對對方的考驗情況另當別論，不包含在這次的討論範疇內。
顧客在照片上看見一件衣服的顏色很喜歡，她認為是鐵鏽紅，就口頭跟商家說要一件鐵鏽紅的衣服，但是拿到衣服後責怪說：「這不是鐵鏽紅啊。」對不起，每個人看到的鐵鏽顏色都是不一樣的，你要是想買那個顏色的衣服，就應該直接把圖片發給對方或者直接確認。
這樣的誤解是什麼原因造成的呢？說得大一些，因為人類是一個個獨立思考的個體。我們對不同的事物和概念的理解是不一樣的。所以，當你希望自己的資訊能夠準確無誤地傳遞到對方那裡時，你需要判斷溝通中的最小單位是什麼，並把自己的表達直接落實到最小單位的括號內。
回到最開始的那個故事，婉拒的正確開啟方式應該是：「非常抱歉，因為檔期的問題，我們無法參加這次晚會的錄製。非常感謝您的邀請，期待未來會有更多的合作機會。」
委婉的語氣可以表達以後合作的可能性和延展溝通的彈性，但是內容堅決不能給對方留出誤解的空間。