1998年歲末，我率北京市秘書學會訪日團一行六人，飛越「一衣帶水」，考察了友城——東京都的公文處理工作。我們先後參觀了東京都廳總務局、生活文化局、水道局的公文處理情況和相關設施，與日本同行座談了感興趣的問題，得到一些初步印象。

1．日本的「秘書」

令我們意外的是，與日本同行的幾次座談中，日方首先提出的問題，幾乎都是關於「秘書」的定義。回想起來，大概是由於我們事先電傳過去的考察提綱，滿紙盡是「秘書工作」，可是具體內容又與日本人所理解的「秘書」工作相去甚遠。經過一番探討我們才弄明白，原來「秘書」一詞，在日本專指一種職務，即幫助上司處理日常事務的人；而在我國，既指黨政機關或企事業單位領導的秘書，又泛指從事辦公廳（室）工作的群體。後者一般統稱「秘書工作人員」。因而，我們所謂「秘書工作」，日本謂之「文書工作」，他們的「文書課」，就相當於我們的「秘書處」。「秘書」和「文書」，只相差一字，擅長大而化之的我們將它們大類一歸，而精細的日本人卻要較真一番。

東京都總務局掌管公文處理工作，相當於我國的辦公廳。總務局內部設有文書、機要等部門，其中，文書課是文書處理職能部門，它以東京都的名義審查各局、部起草的公文。各局、部以及市町村，也有類似專職文書處理的部門或人員，但是他們與總務局之間並不存在業務指導關係，日常工作上的直接聯絡也不多，不若我們自上至下有一個辦公部門體系。

2．公文的「統」與「不統」

日本沒有全國統一的公文處理規則，各地的公文自成一體。這一點與我國很不相同。總務局文書課長石村解釋說，日本實行地方自治，所以各地都制定了自己的公文處理規則。然而從日本全國來看，各地的公文規則大同小異。

儘管存在這種整體上的不統一，但是各地的公文處理工作還是相當統一和規範的。就說東京都，自昭和23年（1948年）以來，已經制發45個文書處理方面的規則、規程，加在一起有46萬字。從規範的角度衡量，這些規則精細之極令人瞠目。例如，對文書運轉過程中的各種表格，不僅一一規定了具體樣式，而且表格的尺寸大小都如同工程圖紙一般，精確地標註在上面。又如，對公文的格式，不僅規定了每個文種的用途、使用許可權、用字用語等，還對每個文種列出若干寫作模式，細緻到你只要往上面填字就行了。在《東京都公文規程》中，僅「條例」這個文種，就列出了四類六種寫作模式。下面抄出其中一種，以見一斑。（例中口表示空格，※表示空行，×表示具體文字）。

東京都條例第×××號

※

□□□×××××××××××××

□□□××××××條例

※

目次

※※※

□第一章□×××（第一條——第××條）

□□第一節□×××（第××條——第××條）

□□第二節×××

□□□第一款□×××（第××條——第××條）

□□□第二款×××

□□□□第一目□×××（第××條——第××條）

□□□□第二目×××

□附則

※※※※

□□□第一章□總則

（條款提要）

第一條□×××××××××××××××

□□□第二章□××××

□□□□第一節□××××

（條款提要）

第××條××××××××××

□□□□第二節×××××××××

□□□□□第一款□×××××××

（條款提要）

第××條××××

□□□□□第二款××××××

□□□□□□第一目□××××××××××

（條款提要）

第××條××××××××××××××

1．□×××××××

2．□×××××××××××××

□××××××

□一、□×××××××××××××××

□□×××××××

□□二、××××××××××××××××

□□□×××××××

□□□（1）□××××××××××××