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□□□（2）××××××

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□□□附則

（條款提要）

1．□××××××××

（條款提要）

2．□××××××××

（版記）××××××××

另有一些內容單一的文種，如證明、契約類公文，其格式幾近表格，填上字就是一篇公文。這種模式化、表格化的公文格式，揣其優點，一是簡化了公文的寫法，人們不用特別學習就能掌握；二是限制了公文的篇幅，促使行文簡潔；三是突出了公文「辦理公務的工具」性質，利於避免無必要的行文。其缺點，是使公文變成枯燥、缺少生氣的文體。不過，也許日本人眼中，這才是公文文體的本來面目。

3．靈活多樣的公文種類

從東京都的公文來看，它的公文種類與我國大致相當，但其法定公文種類比我們多一些。我國近年經中共中央、國務院辦公廳正式規定的公文種類，主要是規章、指示、知照、報請四大類公文，共18個文種。東京都1967年頒佈的《東京都公文規程》中規定，公文共十一類，即：例規文、議案文、公佈文、告示文、訓令文、指令文、通知文、表彰文、證明文、契約文、不定形文。具體文種有20多個（不包括「不定形文」），如：條例、規則、訓令、議案、告示、公告（公報）、決定、通知、依命通達、申請、照會、回覆、表彰文、感謝狀、賞狀、褒狀、證明書、證書、契約書、協定書等。這些文種有以下幾個特點：

第一，法定公文種類比我國多，如證明文、契約文等。我國雖有這類應用文體，但不是法定公文。

第二，在明確規定的二十幾個文種之外，還規定了一種「不定形文」，即沒有固定的文種名稱和格式的公文，若行文中確有需要，也可以使用。由此可見，日本同行在選用文種上相當靈活，與我們大不相同。

第三，報請類文種少。我國機關、企業常用的「報告」，東京都的公文種類中沒有；我們常用的「請示」，東京都雖然有「申請」這樣類似的文種，卻將它列入「通知文」中。據石村課長講，東京都各局、部，向上級報告情況是經常發生的，寫起來很隨便，沒有固定的格式。這類公文大概可列在「不定形文」中吧。

4．公文標題及其他差異

以我國的標準衡量，日本公文的標題應算是非規範性標題。其標題一是沒有發文機關名稱，二是除了規程、規則之外，一般也不寫文種。如：《東京都文書儲存委託要領》。這種標題寫法，雖然不如我國「三要素」式公文標題來得規範，但卻因此省去一些文字，標題較為簡潔，多在15個字以內。

東京都公文標題中不寫文種，如何體現公文種類呢？據我觀察，似有三種體現方式：

一是在公文標題的後面加括號註明文種，如：

《條例立案的資料交付問題》（通知）

二是在公文標題的左上方或右下方註明文種，如註明：「訓令甲第一九七號」、「總務局長通知」等。

三是直接在標題中寫明文種，如：《東京都公印規程》。也有的公文自頭至尾沒有任何地方註明文種，這時只有根據它的具體內容和用途去歸類了。這種方法，使受文者分辨文種時較為費力，自然不如我國在標題中一律寫明文種的方法高明。可是話又說回來，如果一篇公文的標題和內容寫得十分清楚明白，受文者知不知曉文種又有多大意義呢？

兩國公文還有幾處較明顯的差異，主要是：

（1）主送機關的範圍不同。

我國公文一般是按照級別下發的，主送機關相對固定，如，地師級為一個系列，縣團級為一個系列等。東京都的公文是按需傳送的，需要誰執行、誰瞭解就發給誰，所以主送機關是不確定的。應該說，這兩種方法各有利弊。按級別傳送公文，勢必造成一些並不需要執行和了解檔案內容的單位，仍要收受、閱讀和保管這些檔案，從而產生「文山」等效率不高的問題。但對於傳送檔案的機要部門來說，這種方法便於發放和回收。

按需傳送公文，雖然避免了「撒大網」的弊端，但由於每份檔案的發放範圍都不一樣，給發放工作增添了麻煩。實事求是地講，後者的利要大於弊，所以1990年前後中央辦公廳也曾發文要改革公文傳送辦法，擬採用按需傳送方法，各地辦公廳也著手作了研究。但不知何因，此項改革最終不了了之。今後，隨著公文實效性、針對性進一步增強，這個問題肯定會再次提上議事日程。

（2）「成文日期」的標註位置不同。

我國公文的成文日期一般放在正文之後落款處，個別文種放在標題下方居中處。東京都公文的成文日期放在前面，除「告示」之外，一般標在公文題目的右下方，十分醒目，同時在成文日期的下方標註發文字號。

（3）「發文機關」標註位置不同。

我國的公文，發文機關名稱一律用套紅大字印在首頁上端，十分顯赫，而且還在標題、落款上多次再現。東京都公文，無論是以東京都知事名義發出的，還是以某機關名義發出的，都標註在公文標題下方一定位置上，且標題、落款上不再重複出現。東京都公文一般無落款、閱讀範圍、主題詞、印刷版記等，秘級的規定也與我國不相同。這些格式細節，由於受兩國曆史傳統和執政者習慣做法的影響，差異是必然的。我們應從這些差異中作出科學的選擇，使我們的公文愈臻完善。冒昧地說，我對我國有關檔案規定的發文機關名稱須在版頭、標題、落款上三次出現這個問題頗有疑問，這種重複是否確有必要？值得研究。

5．科長可以決定公文的起草

一份公文需不需要起草，誰來決定？我們機關一般是由領導同志授意或會議作出決定，再由秘書人員起草。東京都的程式恰好相反，如果一名低階職員認為有必要起草一份公文，只要經系長（相當於我國的科長）同意，就可以著手起草。石村課長介紹說，我們這裡最基層是系，因此公文起草不起草，由系長決定。當然，最後批准下發，還要經過一系列程式。經系長決定起草的公文，如果上級認為不妥，可以撤銷這份公文。但是這種情況極少出現，因為系長與他的上司經常通氣。

從東京都「公文運轉單」來看，公文的審批是很嚴格的。東京都廳內，每個系、課（相當於我國的科、處）都設一名文書主任，專門負責文書審查和保管工作。一份公文起草後，經系文書主任審查，並由系長審議後，報給課文書主任審查，再送課長審議；然後報給局（部）長審議。部門審議通過之後，報總務局文書課長審查，最後報總務局長、副知事審批。公文順利通過這樣一串程式後，才能蓋印下發。

這種自下而上的撰制公文的機制，一是提高了公文的實效性，由於基層比較瞭解實際工作需要，使公文的生成及具體內容較有針對性，又切合實際。二是調動了一般職員參與決策的積極性，使機關工作更具活力。

6．暗道式公文傳遞系統

東京都的公文傳遞系統別具一格。東京都廳在一座46層高的銀灰色玻璃大廈內，大廈由兩棟塔樓構成，看上去像兩個並肩而立的巨人。當初建築大廈時，就在各樓層之間設計、修造了公文傳遞暗道系統，公文被置於傳送帶上，由計算機控制，經縱橫交錯的暗道送到各部門。我們參觀了公文收發中心，這是一間一百多平方米的地下室，內有暗道收文發文裝置、公文分揀裝置和計算機控制室。據介紹，各部門要發出的公文，首先放入專用檔案框內，由暗道傳送帶送到這個收發中心，經工作人員分揀後，再由暗道傳送至受文單位。這個過程一般只需幾十分鐘，既快又安全，收發公文的名錄和時間，全部儲存在計算機內，可備隨時檢視。

這個傳遞系統，每日要收進發出公文數千乃至上萬件，只有七八個人管理。在參觀過程中，我感到日本同行對這套系統很為自豪。望著這個像是飛機場的行李傳送帶似的龐大裝置，我不禁想，這個東西看來沒有多少高科技的味道，它的原理簡單得也讓人不以為然。如果是我們之中的哪個人想出的辦法，一定會被認為幼稚可笑。可是日本同行不僅敢想，而且善於創造，造出這樣一個貌似簡單實則複雜的系統，結束了上千年人工傳遞實物公文的歷史，沒有創新精神能做到嗎？

7．卓有成效的職員培訓

東京都自1949年便設立了「東京都職員研修所」，專司職員培訓工作，今年恰好是建所50週年。該所自前年遷入風景優美的臨海副都心一幢高樓內，建築面積近萬平方米，有教室、演習室46間，會議室、辦公室20間；職員57名，其中專職講師13名。

在半個世紀的培訓工作中，這個研修所已建立起完善的培訓體系。從總類上看，包括離崗培訓、在崗培訓和自選培訓三大類。重頭戲是離崗培訓，它分為集中培訓（即脫產培訓）、派遣培訓（即到大學攻讀學位）和海外培訓（出國學習考察）。

集中培訓是東京都職員培訓的基本形式，每年全市要培訓三十多萬人。大部分培訓工作放在下面，由各局、特別區、市町村的研修所承擔，下面搞不了的培訓，再拿到中央研修所——東京都職員研修所來搞。中央研修所對各局、區、市町村研修所的培訓工作予以指導和協調，併為他們培養師資。在培訓的具體做法上，有幾點可資借鑑。

第一，培訓與職位晉升緊密結合。一個職員從最低職位——主事做起，每晉升一級，必須參加相應的培訓。如果仕途順利，升任部門最高職位——局長之前，至少要參加九次培訓。即：新任主事培訓、晉升主任考前培訓、主任培訓、系長培訓、課長助理培訓、晉升管理職位考前培訓、課長培訓、統括課長培訓、部長培訓。這些培訓分為長期和短期兩類。長期培訓為20天，側重於學習理論知識；短期培訓為3天，側重於提高實際工作能力。上述九項培訓中，除新任培訓和考前培訓為長期培訓外，其餘都是短期的，總時間約為80天。

研修所每年下達培訓計劃，各單位報名參加。據研修課長鈴木登美子介紹，課長以下的培訓，所有人必須參加；統括課長以上的培訓，由研修所點名來培訓。有的人如果確因工作離不開不能來培訓，可以改為參加下一批培訓，根本不參加的人幾乎沒有。

第二，培訓課程針對性、實用性強。研修所的課程設定總計78門，即有理論知識方面的，如地方憲法、地方財政制度、公務員制度和公務員倫理等；又有實際能力方面的，如怎樣演講、怎樣處理勞工關係、怎樣與新聞媒體打交道、怎樣與議會搞好關係等。在該所的培訓大綱上我們看到，從新任職員培訓到部長培訓，每一級培訓都有特定的課程，培訓層次逐級加深，而不是上下「一般粗」。僅新任職員培訓，就有三套不同的課程，分別針對（a）由大學、大專考入的職員；（b）由中專、高中考入的職員；（c）由其他單位調入的職員。培訓內容細化，是從培訓物件的實際需要來考慮的。

研修所很注重能力的培訓。培訓物件的職級越高，能力培訓的比重越大。例如，課長以下的培訓課程中，經營管理理論、都政事務、法律和制度知識較多。課長以上培訓則突出了決策能力、調研能力、管理能力方面的課程；而部長的培訓，完全是根據東京都建設和管理所面臨的重大課題，邀請專家、民間企業家一起研討。

東京都職員研修所每年培訓職員12000名左右。培訓費用由都政撥給，每年大約15億日元（相當於人民幣1億多元），但是其中12億元要付房租、水電等費用，用到培訓上只有二三億元。培訓本身無創收，因此經費比較緊張。幸田昭一副所長在回答我們的邀請時，臉上露出一絲無奈，他說很想到北京秘書學會作客，但是出於經費考慮，目前還排不上計劃。