一般寫法為：「發文機關＋事由＋意見」。如《中共中央關於新形勢下加強黨校工作的意見》。擬寫標題時，在發文機關和事由之間一般應加上介詞「關於」；在「意見」之前應加助詞「的」字，將文種與事由聯接起來。
2．成文日期。
「意見」的成文日期不是放在正文後面，而是放在標題下面居中位置，並用圓括號括起。如果「意見」是經重要會議通過的，還應在成文日期前寫明會議的名稱，如：「（中共中央政治局會議1992年9月3日通過）」。「意見」正文之後不再寫成文日期，也不署發機關名稱。標題和成文日期之下便是正文，而不寫主送機關名稱。
除了以上寫法外，筆者也見到權威機關檔案的另一種寫法，即與「通知」的寫法相同，標題之下是主送機關名稱，然後是正文、發文機關名稱、成文日期。
3．正文。
正文分為開頭、主體、結尾三個部分。
第一，開頭。
一是目的式開頭，即用簡明扼要的文字，說明提出此意見的緣由。如：「為了進一步加強××農村基層黨組織建設和政權建設，健全社群管理，確保社會穩定，促進農村社會主義物質文明和精神文明建設，……」這個開頭就是闡明瞭提出若干意見的目的，以使下級機關更加自覺地貫徹。
二是提要式開頭，即將全篇意見的要點在開頭部分扼要寫出。如一篇關於全年農村工作的意見，開頭部分，概括地提出全年工作的指導思想、工作思路和主要任務，明確了全年工作的要點。這種開頭常用於部署、安排一個時期的工作，有利於下級機關迅速掌握檔案的主要精神。
三是按語式開頭。即對將要開展的工作的重要性加以強調，以引起讀者對「意見」內容的重視。如一篇關於加強黨的建設的意見，開頭引用一段鄧小平同志的講話，然後闡明瞭在新的歷史條件下，從政治上、思想上、組織上、作風上全面加強黨的建設的重大而深遠的意義。這種開頭多采用議論手法，但要注意針對性、不能泛泛議論。
四是背景式開頭。即將有關的重要情況在開頭作一個介紹，使讀者瞭解「意見」形成的背景，以加深對「意見」的理解。這種開頭常用於對重要問題提出處理的辦法和解決的措施。如《中共中央國務院關於促進農民增加收入若干政策的意見》的開頭：「在黨的十六大精神指引下，2003年各地區各部門按照中央的要求，加大瞭解決「三農」問題的力度，抵禦住了突如其來非典疫情的重要衝擊，克服了各種自然災害頻繁發生的嚴重影響，實現了農村結構穩步調整，農村經濟穩步發展，農村改革穩步前進，農民收入穩定增加，農村社會繼續保持穩定。
同時，應當清醒地看到，當前農業和農村發展中還存在著許多矛盾和問題……」
這個開頭，就是以農業農村發展的形勢為背影，提出有針對性的政策措施。
第二，主體。
主要寫明「意見」的具體內容，如闡明工作的基本見解、原則性要求、政策性措施、注意事項等，一般採用章斷條連式寫法，即主體內容分為若干章，各章分為若干條，各條按統一序號排列，連為一體，章斷條不斷。主體內容的主要要求：
一是全面系統。對工作的見解和要求，一定要顧及各個方面，使工作涉及到的各個部門，都有明確的工作原則和具體要求。如1992年黨中央關於加強和改進宣傳思想工作的意見，就學習鄧小平重要談話、加強改革開放宣傳、堅持兩手抓方針、繁榮文藝、增加對宣傳文化事業的投入等十二個方面的工作，提出了原則性的要求，對於宣傳思想工作得到全面加強起到了重要作用。
二是準確具體。「意見」中提出的措施或辦法，用語要準確，表述要具體，這樣才便於下級機關理解和貫徹執行。如1993年黨中央、國務院關於加強宏觀調控的意見中，針對當時經濟生活中存在的問題，決定採取十六項加強和改善宏觀調控的措施，條條明確具體。如「銀行之間的正常資金拆借，要嚴格按照人民銀行規定的用途、期限、利率進行」，這句話表述得非常準確，限制詞用得恰當。又如，「意見」中對當年貨幣發行量要控制在××××億元，對清理拆借工作要在×月×日前完成，寫得十分明確，便於有關部門執行。
三是層次分明。有些「意見」中，既有工作的基本原則，又有具體的政策措施，一般要分開來寫，不宜放在一起寫。如上海市委、市政府關於進一步加強農村基層工作的若干政策意見中，先寫三條基本原則，未用序號，每條原則前用破折號加以區分；然後根據三條原則提出十五條政策意見，用序號標明。不但層次分明，而且全文貫通。
第三，結尾。
「意見」一般要有結尾段落，用來進一步強調工作或提出貫徹要求。也有些「意見」採用「章斷條連」式結構後，最後一條寫完全文就結束了，沒有另設單獨的結尾段落。結尾的方法有這樣幾種：
一是補充式結尾。如一篇關於農村工作的意見，結尾要求各級黨委政府務必加強領導，做好工作，並把農業抓得好不好作為考核省級黨政主要領導幹部政績的一項重要標準。這種結尾，實際上是提出帶有補充性的意見；
二是號召式結尾。如一篇關於加強和改進宣傳思想工作的意見，結尾這樣寫：「我國正處於社會主義現代化建設的關鍵時期，宣傳思想戰線擔負著繁重的任務，廣大幹部要解放思想，奮發向上，紮實工作，以優良的成績迎接黨的第十四次全國代表大會的勝利召開！」這種結尾要寫得簡潔有力。
三是督查式結尾。即結尾對「意見」的貫徹落實提出明確的督查要求。如一篇關於加強宏觀調控的意見，結尾要求各單位「接到檔案之日起必須立即組織貫徹落實，制定出具體的辦法和措施」，並派調查組「深入各地區進行督促檢查」。有的「意見」結尾還要求有關單位限期書面告知貫徹執行的情況。
「意見」的寫作，既要分寸得當又不能模稜兩可；既要使下級有章可循，又不能讓下級各行其便；有關工作的措施要求，既要具體明確，又不能要求過死，毫無伸縮性。這其中確實體現著發文機關的領導工作水平。