作出一項決策，部署一件工作，往往有幾個方面的理由，把這些理由一層一層講清楚，有利於決策的實施和工作的開展。如，1834年，道光皇帝得知京都附近常有湖北等地流民乞食滋事，於是在一道諭旨中要求湖廣總督、湖北巡撫等管好自己的民人，對乞食貧民設法安頓，不要讓他們任意散漫四出。對這項工作，諭旨中闡述了三層理由：

一是地方官管好自己的民人是解決問題的根本辦法：湖北等地民人，什百成群，覓食異鄉，幾成習慣。上年業經府尹（京都首腦）等飭屬妥為資送（遣返），本年復又踵至。……原籍地方官果能妥為安頓，該民人等何至輕去其鄉。

二是地方官管好自己的民人，還會「庶各省既免資送之煩」，節省了遣返工作所耗費的人力物力。

三是地方官管好自己的民人，「流民亦免飢驅之累」。

最後總括上文：「於肅清畿輔（京都附近流民）安集窮黎之道（安頓貧民），兩有裨益。」這種層層深入的方法，能把道理講得很透徹，說服力很強。

（4）動之以情，牽引共鳴。

一是採用對比法，引發自疚之情。如1904年慈禧要求各省力除人浮於事、鋪張浪費的風氣時，在諭旨中道：

一切積弊，多未認真剔除。現在宵旰焦勞，難安寢饋，迭經降旨卻進獻、裁冗員，豈宮廷服御之用可減，外省浮靡之費獨不可節乎；豈內府奉御之官可裁，局所浮濫之員獨不可去乎！

在這段中，慈禧欲以自己晝夜勞於政務，食寢不安，甚至拒貢、裁員的垂範之舉，來打動各省官員的心，使那些存有積弊的官員有所改進。

二是採用自訴其苦來發人惻隱之心。如1908年10月，光緒帝病危，急書求醫，在諭旨中自述病況：

自去年入秋以來，朕躬不豫，當經諭令各省將軍、督撫保薦良醫。施據直隸、兩江、湖廣、江蘇、浙江各督撫保送陳秉鈞、曹元恆、呂用賓、周景濤、杜鍾駿、施煥、張鵬年等來京診視。惟所服方藥，迄未見效。近復陰陽兩虧，標本兼病，胸滿胃逆，腰腿痠痛，飲食減少；轉動則氣壅咳喘，益以麻冷發熱等症，夜不能寐，精神困憊，實難支援，朕心殊深焦急。著各省將軍、督撫遴選精通醫學之人，無論有無官職，迅速保送來京，聽候傳診。如能奏效，當予以不次之賞。……

這段自訴中，光緒帝將自己受疾病折磨的狀況以及「實難支援」的焦急心情形象地描述出來，讀罷不禁令人產生憐憫之情。

從以上清代公文陳述緣由的幾種手法中可以看出，封建統治者在「發號施令」時尚能如此具體、細緻、透徹地講明道理，我們今天在動員人民群眾建設小康社會，在部署工作、交代政策時，更應把道理講透，切忌簡單化，也應避免空講道理和「上綱上線」式的文風。

四、字則期少，意則期多

古代公文的一個共同特點，就是「貴乎精要」。康熙帝曾釋出《上諭》批評虛浮文風：「近見言官條奏，於事理之外牽引比擬，多用浮飾之言。」並令「本章不得逾三百字」，「如仍舊不改」，要「嚴加治罪」。有否因逾三百字而治罪者不得而知，但僅從此諭令也可以看出封建帝王力禁繁文十分認真。相比之下，我們某些部門也曾規定，上報中央的報告（相當於清代的「本章」）一般不超過三千字。但是你若寫了三萬字，上級也照收不誤，且不會受到批評，更不要說「治罪」了。有令不行，這恐怕是造成「文山」的一個重要原因吧。

清代公文的簡約，有如下特點：

（1）一篇一事。

清代諭旨多則上千字，少則一二百字，但不論多寡，均是一篇只講一個問題。

（2）引用它文，略節用之。

諭旨中常需引用各級官吏的奏章，在引用時不是照錄原文，而是抓住原文中關鍵的話，以簡切數語表明原意。如道光七年十一月，御史寅德上奏皇帝：八旗營房多有坍損，有處牆頂坍塌數十餘丈，牆身臌閃，至今未修；且有兵丁將閒置營房私自租賃給附近居民。原文近百字，但在諭旨引用時只用十六個字：

御史寅德奏：八旗營房有坍損未修及私行租賃之處。著八旗營房都統、副都統查明實有坍損應修處所，……

（3）捨棄重複字句。

諭旨中遇有同類性質、同一形式的字或句，決不重複，而以代詞替之或另換詞句。如，道光四年五月關於清理流民的一篇諭旨：

本年京城內外赴廠就食流民甚眾，現在順天府、五城飯廠已屆停止，除年力強壯、力能傭趁耕作者，不準留滯京城外，其餘系老弱流民，勢難各回鄉里，若任其在京覓食，餬口無資，情形殊為可憫，各城俱於棲流所籌劃經費，暫為收養，並添覓空房使之居住。

這段話中，用「者」、「其」、「之」等詞，代替「赴廠就食流民」這一概念，使文章簡潔。又如，光緒二十六年五月，一篇關於調兵平定京城內外擾亂的緊急諭旨中，前面提出要求時用了「事關緊要，毋許延誤」的詞語，結尾處再次強調時，則用「情形急迫，毋得刻延」，雖意思相同，但語言形式作了變化。

古人云：同辭複句，文之疣贅也。但是目前機關公文中，這方面的毛病實在不少。比如，在一個檔案裡有這樣一段話：

廢除幹部職務實際存在的終身制，是黨中央關於人事制度改革的一項重大決策。自黨的十一屆三中全會提出廢除幹部職務終身制以來，黨中央採取了一系列重大措施，對廢除幹部職務終身制起了重要作用。但是，由於歷史的和現實的一些原因，由於幹部職務終身制存在的時間很長，已成了人們的習慣，要想徹底廢除，必然障礙重重。幹部職務終身制是如何形成的，怎樣才能徹底廢除幹部職務終身制呢？

這段話中，「幹部職務終身制」出現了七次，讀起來像繞口令。南朝文學批評家劉勰在《文心雕龍》中指出，使文章簡潔的一個方法是「權重出」。只有下決心砍去那些「重出」的字句，才能使公文達到「精要」的境界。

（4）條令章程，盡去多餘。

諭旨中頒發的命令、規章均十分簡潔，常為一二百字。這些法規一概不解釋制定法規的原因、目的，也不強調其意義，更沒有什麼要求認真遵守一類思想動員的話，落筆便是具體條文。這樣，既減省了大量文字，也不影響法規的效力。例如，咸豐三年五月頒發的京城巡防章程，一共十二條，只有170餘字，每條不過十餘字。如：

住戶輔戶，五家互保，不得容留匪人

嚴緝私造火器火藥，加等治罪

平人鬥毆，加等科罪，弁兵參革

嚴禁米石出城

士宦商民，不得無故遷徙

這些條文既簡練又明確，容易記，便於執行。

（5）句少一字則義闕。

諭旨用字十分講究洗練，確實達到一字不可少的地步。如道光十九年五月一篇諭旨中，說到對漏稅者處罰的銀錢如何處置時，有這樣一句話：「所罰之銀，半賞原拿之人，半歸正項在案」，這句話如果去掉任何一字，不是造成意思不明，便是與上句無法銜接。

再如，光緒二十一年（即1895年）初，日軍挑起的威海戰役中，北洋艦隊受到重創，清廷聞之十分震驚，立即擬旨電寄李鴻章。此篇諭旨文字精練，字字珠璣，句句鏗鏘，擲地有聲。下面摘錄其中一段：

據電奏海軍各艦被擊覆沒情形，覽奏曷勝憤懣。北洋創辦海軍，殫盡十年財力，一旦悉毀於敵，墮防縱寇，震動畿疆。李鴻章專任此事，自問當得何罪！惟現值海防益急，若立予罷黜，轉得置身事外。茲特剴切申諭，李鴻章當自念獲咎之重，朝廷曲宥之恩，激發天良，力圖補救。瞬屆各海口冰泮，敵船猛撲，處處可危。設彼乘間登岸，必須齊力合剿。……

雖然當年一紙諭旨挽救不了清政府軍事上的慘敗，但是今天我們卻可以從其遣詞造句上，學習到一些有益的東西吧。