古人講「文如其人」，就是說從一篇文章中，可以看出作者的思想、見識、邏輯、文筆、語言等多種素質。正因為如此，現在無論是國外還是國內，都把培養人的寫作能力作為提高素質的重要方面。世界高素質人才的搖籃——美國哈佛大學，有六條教育理念和培養目標，其中第一條就是培養人清晰、有效的思考和寫作能力。今年春季，美國本科生的入學考試（即sat考試）作了一次重要的變革——增試作文，其目的就是希圖改變目前高中生寫作能力退化這一現象。從國內看，這些年高中生、大學生甚至機關工作人員，也出現寫作能力普遍下降的現象，已經引起人事、教育部門的重視。於是大學理科增開寫作課；公務員考試、公開招聘領導幹部考試，寫作成了必過的關卡。在這種情況下，如何提高寫作能力，就成了大家關心的話題。

要提高寫作能力，遇到的第一個問題就是寫作能力的內涵是什麼。寫作能力實際上就是寫作主體（即作者）能勝任寫文章的主觀條件。那麼，寫作的主觀條件又是什麼呢？從寫作過程上看，任何一種寫作活動都不能超越從事物到認識、再從認識到文章這兩個階段（即西晉學者陸機提出的「物—意—文」模式），在這個過程中，主體與客體進行著複雜的心智活動，每一階段都要求寫作主體具備相應的能力。例如，思維能力、想象能力、採集資訊能力、調查研究能力、辯體能力、煉意能力、構思能力、文字表述能力以及注意力、記憶力、社會經驗、工作經驗、百科知識等。所以，一個人的寫作能力，是與寫作密切相關的多種能力的綜合體現，並在寫作過程中進行有效地配合和發揮。那些將寫作能力侷限在某個單項能力上的認識，顯然是片面的、不合實際的。

公文寫作能力也是諸多能力的綜合體現。若細化一下，可以分為一般能力和特殊能力兩類。一般能力是指公文寫作主體和其他行為主體（例如科學研究、文藝創作等）共同需要具備的能力，主要包括：思維判斷能力、認識研究能力、想象創新能力、相關理論和知識的儲備、工作經驗和社會經驗的積累等。特殊能力是指公文寫作主體應具備的專門能力，主要包括：黨政資訊採集研究能力、行文格式規則運用能力、公文主旨煉意構思能力、公文語言表述能力等。以上諸多能力中，核心是認識能力。下面，僅就公文寫作的特殊能力，談談筆者的認識。

1．黨政資訊採集研究能力

公文寫作之前，必須掌握大量黨政工作的資訊，經過鑑別、篩選、分析、綜合，將相關的資訊轉化為公文的內容。資訊的採集十分重要，關係到公文寫作的成敗。一個寫作任務到手，首先要知道採集什麼資訊，到哪裡採集資訊。文章寫得好的人，都曉得收集資訊材料的重要性。胡適培養學生，首先是培養他們收集材料的能力，強調寫文章第一須會找材料，要「上天入地，動手動腳」，翻遍書堆。馬克思為寫《資本論》，讀了1500多種書籍，摘錄了40多本筆記，光是收集材料先後用了20年時間。恩格斯為了寫《英國工人階級狀況》，不僅收集了所能弄到的各種官方和非官方的檔案，而且到工人棲身的簡陋住宅區，做了21個月的調查研究。材料於寫作就如同「巧婦為炊之米」，公文寫作也是如此。通過調查情況或閱讀資料，採集到全面、新鮮、有用的資訊，寫作才有了堅實的基礎。否則，寫作起來就會一路艱難。

當資訊材料到手後，研究是關鍵。分析研究資訊有兩個目的，一是通過研究消化資訊材料，不斷明確公文的主旨，使之更鮮明、更集中，為進一步煉意定下基調。二是通過鑑別、篩選資訊材料，轉化成公文內容的組成部分。一般來說，經過鑑別比較後選用的觀點、事例、資料等資訊，都要進行歸納、綜合、剪裁或改寫，才能放進公文中去。這些環節都要依賴於對資訊材料的深入研究。

在資訊採集研究能力中，很重要的一點，就是要有較強的採集和領會領導資訊的能力。公文寫作的的一個重要特點，就是它的受命性。因為，公文作為領導機關實施領導和管理的一種工具，其制文意圖必然源於領導，只能是受命制文。如果秘書人員寫出的公文不能準確體現領導意圖，甚至違背領導意圖，那肯定得不到領導的認可。從這個意義上說，公文寫作的首要問題，是秘書人員必須主動捕捉領導意圖，全面準確地領會領導意圖，搞清行文的目的，掌握行文的背景。否則，寫作起來就會步履維艱，甚至反覆修改多次，難如領導之意。所以公文寫作能否成功，很大程度上取決於寫作者能否準確捕捉和領會領導意圖。公文寫作的受命性有三種情況：一是完全受命式，即公文內容完全由領導授意，秘書人員的任務只是將領導意圖準確無誤地表述出來。二是有限受命式，即領導只交代公文的寫作要點，而由秘書人員根據自己的領會去擴充套件和充實。三是無限受命式，即領導只提出一個意向或題目，絲毫不涉及具體內容。從公文構思到文稿草擬，完全由秘書人員完成。以上第一種情況較少出現，而後兩種情況卻是十分普遍的，秘書人員必須準確把握領導意圖，才能完成好公文起草任務。特別是在第三種情況下，秘書人員要有孫悟空鑽進鐵扇公主肚皮裡的功夫，為使公文符合領導意圖，須多方採集領導同志的有關講話、批示、文章等資訊，反覆研讀領會，捉摸領導同志處理問題的思路，順著這個思路去提煉觀點，充實內容。這樣寫出的公文才能得到領導的認可。如果缺乏採集研究資訊的能力，就不可能勝任這樣的寫作任務。1956年9月，黨的八大召開前夕，毛澤東因籌備會議很忙，委託陳伯達起草大會開幕詞。陳伯達認認真真地寫了幾大張紙，內容雖然全面，但是缺乏力量和閃光點。毛澤東看後搖了搖頭。這時候離開幕之日沒有幾天了，毛澤東就找來秘書田家英，說：「你來寫吧，寫得短些，有力些。」田家英寫了一通宵，第二天就交了稿。毛澤東看後讚許地笑了。八大開幕式上，毛澤東的這篇不足2000字的開幕詞，曾被43次熱烈的掌聲打斷，甚至會後會議代表們還不斷讚揚這篇充滿「毛澤東風格」的開幕詞。特別是其中一句話「虛心使人進步，驕傲使人落後」，膾炙人口。這件事頗令人深思。論文筆，田家英並不如陳伯達，他寫的開幕詞之所以能得到毛澤東的肯定，一是得力於他對毛澤東思想脈絡的準確把握。田家英1948年當了毛澤東秘書後，他的第一件事就是從當時能夠找到的毛澤東著作中，摘錄大量成段的論述，按專題編排了五大厚本，潛心研讀。因此他對毛澤東思想和思維特點的熟悉程度，遠遠超過了陳伯達。二是陳伯達接受起草開幕詞的任務時，沒有具體的指示；而田家英卻得到了毛澤東關於開幕詞的寫作意圖（即短些，有力些），加上他平時對毛澤東講話風格的瞭解，寫作成功就是必然的了。這個事例有力說明，秘書人員能否準確領會理解領導意圖，是公文寫作成敗的關鍵。

現在大學裡講授一種後現代寫作學，它主張寫作時心靈自由、思維自由，只管自由地去寫，沒有固定的方向，沒有事先設定的框架。這種寫作理念，對於公文寫作是完全不適用的。因為公文寫作是要體現領導意圖，領導意圖就是對寫作方向的規定，秘書人員不可能脫離這個方向去「自由思維」。我過去寫過一首打油詩：「公文姓公，筆不由衷。一朝令下，揮筆如風」，講的就是這個意思。

2．行文格式規則運用能力

天下的文章，沒有比公文更規範的。古今中外，對公文的寫作都有一套較為嚴格的規定，隨著時代的前進，規範的程度日益提高。現今我國黨政公文的規範已經十分成熟，黨政公文「分治」的時代已經過去，近年中辦、國辦聯合下發了《黨政機關公文處理條例》，實現了「天下一統」。《條例》中規定了十五種公文文種、四條二十一項公文格式，五條引文規則，五條擬寫要求，秘書人員必須練就十八般武藝，熟諳每一類公文的文體特徵、寫作大要、格式要求和用語特點，才能寫出規範的公文。在行文格式規則運用能力中，以下幾個能力較為重要。

辨析能力

秘書人員要能夠根據行文意圖去辨析文體，準確使用公文文種。怎樣辨識適用的文種呢？一是能夠區分公文功能的相同點和相異點，依據公文的具體事由來確定適用文種。如，行政公文中的命令、決定、通報，都具有表彰的功能，而適用場合各不相同。表彰對國家做出重大貢獻的人員、單位，應該用「命令」；表彰並授於光榮稱號的人員、單位，應該用「決定」；表彰年度先進個人或集體，應該用「通報」。二是能夠區分行文的方向，依據隸屬關係來確定適用文種。如，「請示」和「函」都有請求批准的功能，但由於行文方向不同，則要使用不同的文種：向具有隸屬關係的上級機關行文，應該用「請示」；向無隸屬關係的主要機關行文，應該用「函」。三是能夠區分發文的範圍，依據不同的範圍來確定適用文種。如「公告」、「通告」、「通知」，都有釋出需要周知的事項的功能，但因釋出範圍不同，適用文種也不同。向國內外公佈事項，應該用「公告」；向國內社會一定範圍公佈事項，應該用「通告」；向隸屬單位釋出需要周知的事項，應該用「通知」。具有以上辨體能力，是正確使用公文文種的前提條件。1997年5至7月，廣西某縣連續遭受嚴重的冰雹和洪澇災害，損失相當嚴重，屬於重災縣，亟需省裡給予救助。該縣及時將受災損失用紅標頭檔案上報自治區黨委、區政府，要求按重災縣解決救濟糧款等問題。但是自治區救災辦發放救災糧款時，該縣並沒有被按重災縣對待，只得到所需糧款的20％。該縣領導很不理解，經過詢問有關方面，才明白造成這一後果是緣於秘書人員錯用了紅標頭檔案的文種。原來，該縣上報檔案本應用「請示」，卻錯用了「報告」，公文的標題為：《××縣委、××縣政府關於我縣遭受特大洪澇災害情況的報告》，報告洋洋萬言，損失情況和抗洪救災措施寫得十分詳盡，佔了主要篇幅，最後才是要求省裡解決救濟糧款等問題。根據公文處理辦法，「報告」屬於「閱件」，不需上級領導批辦；只有「請示」才是「辦件」。所以，廣西自治區辦公廳接到該縣的報告後，不是按「請示」件的處理辦法，呈有關領導批辦，而是按「報告」的處理辦法，轉自治區救災辦閱。結果，該縣請示的事項沒有得到辦理。這個事例說明，秘書人員的辯體能力是十分重要的。

角色融入能力

寫作主體的角色意識，對於準確運用特定文體十分重要。譬如父親給兒子寫信和兒子給父親寫信，其內容和語氣一定大相徑庭。秘書人員在寫作時必須具有融入角色的能力，一是寫作時頭腦中始終樹立一個明確的寫作物件，是上級機關、所屬單位還是平行部門，這樣在提筆時就清楚哪些該寫，哪些不必寫；哪些要詳寫，哪些該略寫；哪些語氣要堅決；哪些用語應謙恭。這樣寫出的公文既合乎文體，又有很強的針對性。公文寫作要提倡「看人下菜」，反對「對牛彈琴」。如，同樣是年度工作總結，如果是用「報告」向上級機關彙報，就應該側重於領導工作思路、經驗做法和體會教訓，突出重點，少擺成績。如果是用「通知」印發給下屬單位，則要注意全域性性，工作成績要全面，兼顧各方；經驗做法要概括，有代表性。再如，上行文要少發議論，少講道理，多擺情況，多用「請」「希望」「建議」等謙恭詞語；下行文則道理講透，措施要實，要求具體，多用「要」「一定」「必須」等語氣堅定的詞語。以上這些都體現了秘書人員正確運用文體的能力。二是寫作時頭腦中始終明確我是誰，不是張三李四，而是機關、單位的代言人，是代表本機關、本單位的領導作言。這樣提起筆來立足點就高，寫出的公文就有全域性氣象。用詞用語頗顯大氣。這是一種自我暗示的方法，雖然我還是我，但是作了這樣暗示後，心理便竭力趨向於「我就是單位領導」這種主觀意願，寫作時就易於從領導的角度思索問題，確立觀點。此非筆者妄言，試試便知。

細節注意力

公文寫作是一項十分嚴謹的工作，來不得絲毫疏漏。國家對機關公文的格式，做了十分細緻的規定。例如，對公文標識的規定：發文字號年份應標全稱，用六角括號；發文序號不編虛位，不加「第」字，等等。對標識位置的規定：發文字號下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線；發文字號居左空一字，簽發人姓名居右空一字；成文日期右空4字，等等。這些規定雖屬細微之處，但也是公文規範的組成部分，確保公文外表的美觀一致，不應忽略。幾年前北京市優秀公文評選中，二百餘家單位報送的參選公文，雖然報送前經過認真把關，但是從標識到排版完全符合國家標準的，只是鳳毛麟角，公文格式不規範的問題依然突出。為解決這一問題，筆者認為，可以學習日本文書工作的經驗，在每個部門設一名兼職的公文格式核稿員，專門對本部門的公文格式進行把關。這樣可以減少公文格式不規範的問題。

3．公文主旨煉意構思能力

煉意，是古今一切文章寫作的靈丹妙藥。在確立了公文主旨（即立意）之後，需要經過反覆思索，提煉出若干觀點（觀點群）來闡明主旨。如果提煉不出觀點，公文主旨就成了一句空話，文章立不住；若提煉出的觀點一般化，則公文主旨平平淡淡，文章毫無新意或深度。觀點確立後，就如同蓋房有了樑柱，接著就要謀劃哪裡架檁，哪裡開窗，哪裡設門，哪裡作廳；哪裡該添，哪裡該減，哪裡該藏，哪裡該露。這就要憑藉構思能力了。構思的任務，主要圍繞公文主旨，解決如何安排段落、怎樣運用材料的問題。煉意、構思能力的高低，取決於秘書人員是否善於深入挖掘，善於選取角度，善於「發人所未發，想人所未想」，而這些又取決於秘書人員的思維能力或者說認識能力的高低。

寫作所需要的諸多能力中，排在第一位的當是認識能力。一個人的認識水平高，對客觀事物的認識就正確和深刻，提煉出的觀點就富有啟迪性；否則，對客觀事物認識不清楚，也就寫不清楚，認識不到的東西，自然就寫不出來。機關裡「大手筆」寫的公文之所以好，關鍵是他們的認識水平高，是馬克思主義理論水平和對事物的分析、概括水平比別人高一籌。有的秘書人員接到公文寫作任務常常感到下筆艱難，搜盡枯腸難以為繼，這是他的文字表述能力不行嗎？不是，是認識能力不行，是對要寫的事物尚無完整、清晰、透徹的認識，因此不知道該寫些什麼。好比蓋房子少了樑柱，磚瓦泥灰也就派不上用場。西晉文學家陸機在《文賦》中講了一個非常深刻的道理：「恆患意不逮物，文不逮意，蓋非知之難，能之難也。」意思是說：他常常憂慮自己的認識是否能與客觀事物相適合，文章能不能準確表達自己的認識；這個道理知道並不難，做到太難了。他提出「物—意—文」的寫作思維模式：寫作的第一步，就是把「物」變成「意」，即通過「煉意」對要寫的事物取得符合實際的認識；第二步是把「意」變成「文」，即將自己對事物的認識用文字準確地表述出來。他認為寫不好文章，最主要原因的是「意不逮物」，也就是認識能力不行，導致「物—意」這個煉意過程很差，對客觀事物不能產生正確的認識。這樣，就是有天大的本事，寫出來的文章也只是一個空囊而已，沒有實際的內涵。清代學者劉熙載也有類同的說法，他說，「文以識為主。認題立意，非識之高卓精深，無以中要。」（見《藝概》）其意是說，文章的好壞首先在於思想觀點，而確立文章的思想觀點，沒有高深的認識和分析能力，就不可能切中事物的本質，寫出的文章自然不會很深刻。

認識能力實際是觀察分析能力、邏輯推理能力、歸納概括能力、提煉開掘能力、洞察能力、鑑別能力、聯想能力、創新能力等的綜合體現。齊齊哈爾市××縣，曾被譽為「大豆之鄉」，後來由於發展規模經營，農村勞動力過剩，縣裡成立奶牛生產辦公室，鼓勵農戶利用農作物下腳料飼養奶牛，漸成氣候，成為該縣經濟發展的重要產業，發展現代農業的有效途徑。反映這一事物，可以從縣裡如何重視、加大投入來寫，也可以從強化服務體系，建立保障機制來寫，還可以從農戶積極發展奶牛飼養的具體做法來寫。但是這種寫法比較常見，也容易流於一般化。寫作人員沒有停留在這一認識層面上，從眾多的材料中深入挖掘，瞭解到該縣發展農戶飼養奶牛的一個關鍵環節，即採取土地經營權抵押貸款的做法很新穎，聯想到國家正在鼓勵創業貸款，從而發現這一事物的現實意義。於是深入瞭解這一情況。原來農戶要搞奶牛飼養，首先要購買奶牛，而一頭奶牛要上萬元，還要建設牛舍，資金成了問題。銀行雖然可以貸款，條件是必須由五戶農民成立一個聯保小組，每戶貸款最多5萬元。然而農村實行土地流轉後，許多農民都外出打工了，要找五戶聯保很困難，而且5萬元貸款也遠遠不夠。所以不少農戶望洋興嘆，只好作罷。縣裡瞭解這些情況後，成立了縣土地確權交易中心，試行用農戶的土地承包經營權來抵押貸款，由交易中心對農戶土地確權評估後，發給土地經營證書，再用證書來簽定抵押貸款合同，就可以拿到貸款了。如果貸款出現問題，也由交易中心來處理。這樣一家農戶就可以貸上二三十萬元，從而使農戶奶牛飼養產業得到了迅速發展。後來這一材料以《一份貸款合同「貸」來現代農業》為題，反映了該縣創新貸款方式，發展現代農業的情況，得到社會的關注，還上了電視新聞聯播。這個事例說明，分析能力、聯想能力、開掘能力強，就能發現別人未能發現的事物本質，寫出的公文就具有思想深度。

從公文寫作的需要來看，具有較高的認識能力，就要掌握科學的世界觀和方法論，以求正確深入地分析問題；就要掌握大政方針和前沿理論政策，以求站在時代和歷史的高度思考問題；就要掌握新情況、新事物和新知識，以求從新的角度來認識問題，善於發現別人不易發現的東西。

4．公文語言表達能力

秘書人員有了對事物的正確認識之後，如果缺乏較強的文字表述能力，不能嫻熟運用公文語言完成「意—文」的轉化，不能將高深的認識準確、完美地付諸於文字，寫作仍然會是功敗垂成。文字表述能力的高低，往往決定了文章寫作的成敗。如，修訂前的《證券法》第89條規定：以協議方式收購上市公司時，達成協議後收購方必須予以公告，「在未作出公告前不得履行收購協議」。引號內的表述是一個明顯錯誤。《證券法》起草者的本意是，收購協議在公告以後才能履行，所以正確的表述是：「在作出公告前不得履行收購協議」，或者「未作公告不得履行收購協議」。這種錯誤就是起草者文字表述不嚴密造成的。

文字表述能力依賴於縝密的思維、嫻熟的語法技巧、豐富的詞彙以及反覆地推敲修改。要具備這些能力，從多數人的經驗看，只有下「笨」功夫：即大量閱讀和多寫多練，一是積累詞彙和知識，一是積累寫作經驗。俗話說，厚積言有物，勤練筆生花。有許多文筆很好的人，學歷並不高，如毛澤東、魯迅都沒讀過大學，但是他們讀書面之廣、知識之淵博，很少有人能與之相比。日本友人長尾景和寫過一篇回憶文章，說和魯迅談了一次話，發現「就是五個日本博士結合在一起，也不會知道這麼多」。魯迅的文章寫得深邃、透徹，令人歎為觀止，與他博覽群書是分不開的。「讀書破萬卷，下筆如有神」，這是杜甫總結出的寫好文章的千古訣竅。然而，有的人讀破了萬卷也不見得下筆就有神。所以還得有悟性，讀人家的文章，會領悟人家的寫作方法，達到「理有所本，體有所摹，語有所取」的目的，特別是通過大量閱讀培養自己準確的語感，慢慢地就會越寫越好了。「讀」和「練」，「練」是根本。清代文學家唐彪說：「讀十篇不如作一篇。」在閱讀的基礎上，必須堅持經常練筆，逐漸摸索出公文寫作的思路和方法。這就如同學游泳，站在岸上不下水，一輩子學不會。

除此之外，還要掌握公文語言的特點，才能寫得一手好公文。公文是辦理公務的工具，在長期充當這種工具的過程中，形成了自己區別於其它文體的語言特點。從事公文寫作，必須熟悉它的特殊表述方式，掌握公文的語言要求，不斷提高運用公文語言的表達能力，這是寫好公文的前提和基礎。我曾聽到一個局辦公室主任講，他那個辦公室新調來一位民大文學系的本科生，不久，局裡要制發一份通報，表彰某區一位老局長拒腐蝕、永不沾的事蹟。主任把有關材料交給這位本科生來起草通報，沒想到第二天就交了稿。主任拿起稿子一看，只見開頭寫道：「嘭！嘭！嘭！一陣敲門聲傳來，打斷了××局長的文思，他拉開辦公室的門，只見一位廠長模樣的人風風火火走進來，張嘴便問：‘您就是××局長嗎？’……顯然，這位大學生不瞭解公文語言的特點，用寫文學語言來寫，便成了這個樣子。公文語言最主要的特點，就是莊重、準確、簡明、平實。莊重，就是用語端莊、穩重，格調文明典雅；準確，就是語言表義準確貼切，不模糊，不產生歧義；平實，就是用語平易、樸實、質樸，既不著意渲染烘托，也不含蓄委婉；簡明，就是言簡而意明，用最少的語言，清楚表達最豐富的內容。這四個特點，本書另有詳盡解說，這裡不再贅述。總之，準確地掌握公文語言的基本特點，是機關工作人員提高公文寫作水平首先要突破的關口，不出上述那樣「嘭！嘭！嘭」的笑話；首要關口突破後，再加以熟練和昇華，就能在公文寫作中做到得心應手。