大家知道，語言是公文的「細胞」，只有正確運用語言，才能使公文負擔起傳達貫徹黨和國家路線方針政策以及處理公務的重要任務。怎樣運用好語言呢？首先要了解一下公文語言abc，即公文的語言特點和語言表達。

1．公文語言的特點

公文語言、文學語言、新聞語言、科學論著語言，各有不同的功能，也就形成不同的語言特點。公文語言是以實用為目的，以傳遞策令和資訊為內容，因此它具有準確、莊重、簡要和平實的特點。

準確

中辦、國辦下發的《黨政機關公文處理條例》中，對公文的擬寫，特別提出了「表述準確」的要求。因為，公文是用來指導工作、反映情況的，一詞一句，一個概念，除了不能違反法令、政策外，必須十分貼切，即準確表達作者的意圖，而且其含義只能有一種解釋，不能有多種解釋；更不能給那些善於在公文中鑽空子的人，留下各取所需的漏洞。如果讀了公文使人不知所云或產生歧義，那就或者造成思想混亂，或者給工作帶來損失。要做到語言準確，可從兩個方面入手。

一是，詞句的內涵與要表達的意圖必須完全一致。公文用語都要經過反覆推敲。如我國憲法，自1954年以來作過多次修改，每一次修改，都是尋找最恰當的字眼，來表達當時的意圖。譬如，1978年憲法將1975年憲法第九條：「國家保護公民的勞動收入」改為「國家保護公民的合法收入」，消除了原句表達上的漏洞。因為銀行存款利息、繼承的財產、救濟金、撫卹金等，並不是「勞動」收入，但卻是合法收入，也是屬於保護範圍的。有些人不注意錘鍊語言，就容易用錯詞句。如一篇簡報標題為《承包到組，壞蛋減少》，看了令人莫名其妙。讀完簡報才弄清，原來「壞蛋」是指碰壞的雞蛋，由於該副食店實行班組承包制，大家的責任心強了，搬運雞蛋時都輕拿輕放，使磕壞的雞蛋減少了。又如一篇資訊寫道：「我局20對大齡青年中秋節集體結婚」，讀後令人瞠目，應該寫成：「……舉行集體婚禮」。

二是，對詞的外延要作適當和明確的限制。在規定、合同等文書中，特別要注意詞義限制，使之無懈可擊。如，我們平時敘說樹的粗細，可以用「碗口粗」來形容，但是不能這樣寫到公文裡，如「凡砍伐碗口粗的樹木，每棵罰款十元。」因為「碗」的外延太多了，有陝北蘭花大碗，江南細瓷小碗，還有廣東盛燕窩湯的圓盅等，以哪個為準？所以寫到公文中就要寫成：「凡砍伐生長十年以上的樹木，每棵罰款十元。」對「十年」的規定，可根據樹的年輪來確定，這樣就限定住了。除了擇詞外，還可以多加定語來限定。如一份合同中這樣規定：「交貨後，如發現確因產品質量問題造成甲方減價銷售的損失，乙方負責賠償。」這句話中，定語對「損失」的外延作了兩點明確限制，一是因產品質量問題，二是造成減價銷售，只有符合這兩個條件才能賠償。這就大大縮小了乙方可能賠償的數量。

三是，時間、方位的表述要有嚴密的限定。公文中常常有對時間、地點的規定，如果表述不準或限定不嚴，就會造成歧義，給工作帶來損失。如：「1995年6月以前進廠工作的職工，享受此次福利分房待遇」，「6月以前」可以有兩種理解，一是不包括6月份，一是包括6月份。所以表述時要做限定，即「1995年6月（含）以前……」，這樣就嚴密了。再如，全國人大常委會關於教師節的決定，有這樣一句話：「第六屆全國人民代表大會常務委員會第九次會議同意國務院關於建立教師節的議案，決定九月十日為教師節。」這個決定公佈後，有個語言學的專家提出這句話不嚴密，應改為：「從今年起，每年的九月十日為教師節。」確實，這樣一改就更加準確了。

莊重

所謂莊重，含有端莊、規範的意思。

一是公文語言要有端莊、嚴肅的格調，不能有半點的浮躁、油滑，對感情色彩濃的詞語要慎重使用或不用。如一份關於天安門城樓對外開放的請示，原稿中有這樣一句話，「許多外國來賓熱切盼望登上天安門城樓」。這句話中的「熱切」、「盼頭」、「登上」等詞，感情色彩較濃，不符合莊重的要求。後來改為：「許多外國來賓也希望參觀天安門城樓」，改動了幾個字，語調就莊重了。

當前人們交際中，網路語言盛行，但是在公文中，不要使用，否則就失去了公文莊重嚴肅的特點。幾年前，上海徐匯區公安分局要在網際網路上發一份逃犯的通輯令，執筆者考慮到這些逃犯都是二十來歲的年輕人，於是就用網路語言寫了這份通緝令：「親——，被通緝的逃犯們，徐匯公安‘清網行動’大優惠開始了！親——，現在撥打021-6460697或110，就可以預定‘包運輸、包食宿、包就醫’優惠套餐，在徐匯自首還可以獲贈夏季冰飲、清真伙食、編號制服。」這個通緝令一發出，就在社會上受到指責，被稱為「賣萌通輯令」。確實這份公文完全失去了公文的嚴肅性，只剩下油腔滑調。

二是公文語言要規範化，才顯得莊重嚴謹。在長期的寫作實踐中，形成了比較固定而又符合文體要求的規範語言，主要有以下七種：

稱謂語：第一人稱用「本、我」；第二人稱用「你、貴」；第三人稱用「該」。

開端語：茲、查、謹悉、為了、根據、鑑於、依照、按照、關於。

經辦語：經、業經、茲經。

引文語：茲按、近接。

承啟語：特做如下規定、特通報（通知）如下、特申請（報告）如下。

期請語：即請查照、希即遵照、擬請、希；當否、是否可行、是否同意、妥否；請核准、請批覆、請批示。

結尾語：為盼、為要、特此通知、特此報告、特此函達、特此函覆、望遵照執行、請認真貫徹執行。

以上只是略舉了部分規範用語。除此之外，公文寫作中對標點符號、結構層次序號、計量單位、略縮語、簡稱，都要規範化，不能像寫一般文章那樣隨意拈來。譬如，「中共北京市委」不能寫成「北京市委」，「七八個」不能寫成「七、八個」，「八十年代」不能寫成「80年代」，「繳獲大麻500克」不能寫成「繳獲大麻1斤」，等等。對公文的結構層次序號，要按國家公佈的規範用法，即：第一層為「一」，第二層為「（一）」，第三層為「1」，第四層為「（1）」。「一」後面用頓號，「1」後面用齊線墨點「．」，序號如加括號，如「（1）」後面不加標點符號，「第一」、「第二」後面和「首先」、「其次」後面用逗號，等等。

三是合體。公文語言要合乎相應的文體。公文分上行文、下行文和平行文，由於行文的方向不同，內容特點不同，措詞和語氣就有所不同。如，上行文要多講情況，多提建議，少講道理，少發議論。語氣謙虛、懇切、恭敬。下行文要道理講透，工作講細，措施講實，要求講明。語言莊重、堅決、明確。平行文要表述明確，措詞得體。語氣謙和、平等。

簡要

公文語言必須簡明扼要，這不僅是提高工作效率的需要，也是解除「文山」重壓的途徑之一。要防止語言拖沓冗長，就要講究修辭。

一是用詞要簡潔明快。要注意選用概括性、綜合性語言，適當用縮略語、成語和簡稱，使之儘可能達到「以少寓多」、言簡意賅的功效。如：「創三優」、「除六害」、「申辦奧運」、「求真務實」、「愛崗敬業」等等，這些都是縮略語，適當使用可使語言簡要。

二是儘可能使用短句。短句表意簡潔明快。如鄧小平同志視察南方的重要談話，短句子佔了大多數，讀起來不僅通暢明曉，而且很有力量。如在論述市場經濟時指出：「計劃多一點還是市場多一點，不是社會主義與資本主義的本質區別。計劃經濟不等於社會主義，資本主義也有計劃；市場經濟不等於資本主義，社會主義也有市場。計劃和市場都是經濟手段。」這段話幾乎都是10個字左右的短句子組成，只有77個字就闡明瞭一個重大的理論問題，何等地精粹。

三是反覆錘鍊語言。有些公文篇幅冗長，主要原因是短話長說或重複囉嗦。所以寫公文時，應從內容出發，把握住中心意思，選用最簡短、最通曉的句子表達出來。能用一句話說清楚，就不擴充套件成兩句話；對眾所周知的道理，不必再發議論；與中心意思無關或關係不大的話，則要一律刪除。公文語言還要儘量避免語義的重複，如「截止三月底為止」、「這次學習大家一致反映有很多心得和體會」、「使座談會形成情緒高漲、氣氛熱烈、積極向上的氛圍」、「所領導帶領業務科室人員深入田間地頭察看災情，親臨現場指導工作」、「一年來的改革實踐取得了顯著成績，收到巨大效果」，等等。國務院釋出的一個戒嚴令中有這樣一句話：「自1989年3月8日零時起在拉薩市實行戒嚴，由西藏自治區人民政府組織實施，並根據實際需要採取具體戒嚴措施。」這句話中，「組織實施」和後面的話，在語義上犯了重複的毛病，前後可以刪去其一，從簡潔角度來說，刪去後面一句話更好。

平實

平實就是實在、質樸，如實地敘述事物的本來面目，不允許有類似「黛色參天二幹尺」「倒海翻江卷巨瀾」之類的藝術誇張；也不允許有類似「紅旗飄飄」「凱歌陣陣」等渲染和烘托。如一篇簡報寫一個新長征突擊手帶領大家共同致富的事蹟：「他與六個專業戶一起成立了技術小組，自費購買農藝書籍刻苦學習，掌握了蘋果、桃梨種植要領，然後逐人逐戶地傳授。全村去年果樹產量翻一番，每戶淨收入一千五百元。」可以看出，這段事蹟寫得實實在在，它的語言既不像文學語言那樣形象，也不像科學論著語言那樣抽象，而是具體、樸素、明白如話。

2．公文語言表達的特點

公文的語言表達，就是用語言文字把公文的思想內容表現出來的方法。一般文章的語言表達主要有敘述、描寫、說明、議論、抒情等方法，而公文的表達方法，主要是敘述、議論和說明，而描寫、抒情較少使用。

敘述