敘述，就是述說工作、事件或人物的基本情況和變化過程等，給人以清晰明確的印象。一般文章要求敘述要詳盡，而公文的敘述則要求簡明。敘述的方法有以下兩種。

一是概括敘述。即對總體情況、發展過程的敘述，也稱作綜合敘述。在闡述形勢、反映工作全貌、交代事物背景時，大都採用概括敘述方法。譬如，一篇題為《××市交通擁堵的原因和對策》調查報告的開頭，對交通擁堵的總體情況作了這樣的概括：「19××年本市交通擁堵情況進一步惡化，市區嚴重擁堵的路口、路段，已從19××年的36處增至99處；二環、三環路段雙向機動車流量每小時超過1萬輛，城區主要道路平均負荷度高達95％以上。由此造成市區11條主要幹道的車速降至每小時12公里，個別路段時速僅有7至8公里；交通高峰延長到11個小時，早晚高峰之間的交通低谷幾近消失。」這種概括敘述是從宏觀和整體上反映全面情況，能使人瞭解到事物的全貌。

二是具體敘述。就是對事物、人物某一個方面的詳細敘述。在調查報告、經驗材料中，常常要用具體的事實來證明某個觀點，這時就要採用具體敘述的方法。譬如一篇調查報告談到購銷業務中的「回扣」風腐蝕了職工隊伍時，舉了這樣一些事實：

「某大廈食品部菸酒組長沙某，在銷售緊俏香菸中收到好處費1.7萬元，捨不得上交，裝進腰包，構成受賄罪被判刑。某交電商場業務員金某，因收受某廠家、商店好處費1360元，受到行政處分……」

這些就是具體敘述。具體敘述能給人留下深刻的印象，因此能增強公文的說服力。具體敘述必須與概括敘述結合起來，才能使敘述的情況既全面又具體。

概括敘述使人看到森林，而不必看清樹木；而具體敘述使人看清樹木，而看不到森林。我們比較下面兩篇簡報：

蔗糖業存在的問題亟待解決

××市×區是傳統甘蔗產區，每年生產原料蔗上百萬噸。但是今年以來甘蔗生產形勢不好，為激發蔗農積極性，該市×區工委、管委做了大量工作，但仍存在不少問題亟待解決：一是蔗款未能及時到位，主要是受糖價下跌影響，製糖企業未能及時足額撥款到蔗農手中和按合同兌現調運化肥、蔗種款；二是個別鄉鎮村蔗幹挪用下撥蔗款，幾年前的蔗款還有少部分未到蔗農手中；三是蔗區水利基礎設施還比較薄弱，如今年上半年乾旱期長，導致部分蔗地被迫改種其他作物；四是受當前蔗價不穩定的影響，相當部分蔗農持觀望懷疑態度；五是當前甘蔗綿蚜蟲發展普遍，中耕施肥不平銜，中期甘蔗田間管理跟不上。

製糖企業稅費負擔重

……

三、個別地方政府及部門違規收取或到企業報銷各種費用。如×縣×糖業公司在2001-2002榨季，僅上交地、縣兩級有關部門的各種費用就高達237.8萬元，佔公司本榨季利潤的11.76％。其中：×地區糖辦收甘蔗發展基金10萬元；×縣蔗糖局收甘蔗發展基金40萬元、「高產高糖」基金53萬元、榨季指揮部經費12萬元、獎勵經費35萬元、各級組織勞務費23.9萬元；縣政法委收執法隊經費20萬元、獎勵費8.6萬元；縣委組織部等部門收取黨政機關開發種蔗加價款25.48萬元；縣政府辦公室報銷購車款40萬元。

上面兩篇都是與蔗糖生產有關的簡報，顯然前一篇用概括敘述的方法，闡述了該區蔗糖業生產存在的主要問題，使人看到問題的全貌，但看不到具體情況；後一篇主要是具體敘述了某糖業公司被地方部門違規收取大量費用的事實，但是看不到地方部門違規收費的總體情況。這就是概括敘述同具體敘述的區別。只有將二者有機結合起來，才能使人既看到森林又看清樹木，這才是正確的敘述方法。

議論

議論就是講道理，發表主張和看法的一種表達方式。公文的議論有這樣的特點：其一，不是全面鋪開、成篇大套地論述，而是穿插在某些段落中議論一下，或者用一個段落來專門議論，具有少而精的特點；其二，一般不需要進行推理和論證，可直接用現成的事理、依據和一說就明的道理進行議論。議論的方法，主要有這樣兩種：

一是直接議論。就是用真實、典型和充分的事實材料，或用權威性的理論論據和方針政策的條文，來證明某種觀點的正確或錯誤。譬如，毛澤東同志在《論反對日本帝國主義的策略》一文中，有這樣一段議論：「再一個明顯的例子，就是曾經和十九路軍一道進攻江西的第二十六路軍，不是在一九三一年十二月舉行了寧都起義，變成了紅軍嗎？寧都起義的領導者趙博生、董振堂等人成了堅決革命的同志。馬占山在東三省的抗日行為，也是統治者營壘中的一個分裂。所有這些例子都指明：在日本炸彈的威力圈及於全中國的時候，敵人營壘會發生分裂的。」

這段議論，就是用了幾個典型事實，直接有力地證明了「敵人陣營正在發生分裂」這樣一個論點。

二是間接議論。就是不用論據去直接證明論點，而假設一個與之相排斥的論點，然後證明假設的論點是假的，那麼已有的論點就是真的了。這種方法也叫反證法。譬如，在黨的十一屆三中全會的公報中，有這樣一段論述：「如果沒有他的卓越領導，沒有毛澤東思想，中國革命有極大的可能到現在還沒有勝利，那樣中國人民就還在帝國主義、封建主義、官僚資本主義的反動統治之下，我們黨就還在黑暗中苦鬥。」這段話中的兩個「沒有」就是兩個假設，而中國革命的歷史早已證明了這兩個假設是不存在的，所以反證過來，只有在毛澤東的卓越領導下，在毛澤東思想的指引下，中國革命才能勝利。

說明

說明，是指對事物、事理和人物所作的介紹和解說。公文中使用說明的地方較多，如對方針政策及各種法規、規章的表達，對發生的事件、出現的問題進行闡述。說明的文字，必須言簡意賅，只要能把事物或人物的主要情況和特點說清楚，文字則要儘可能地少。公文中的說明方法，常用的有以下幾種：

一是定義說明。即用簡練的文字將事物的本質概括出來，使讀者有一個比較明確的概念。譬如：「農村經濟結構是農、副、工商、運輸業的綜合經濟。」這就是下定義的說明方法。

二是註釋說明。即對事物的定義或事情的道理進行翔實、全面的解說。譬如，《中華人民共和國海關法》第57條中有這樣一段說明文字：「‘過境、轉運和通運貨物’，是指由境外啟運，通過中國境內繼續運往境外的貨物。其中，通過境內陸路運輸的，稱‘過境貨物’；在境內設立海關的地點換裝運輸工具，而不通過境內陸路運輸的，稱‘轉運貨物’；由船舶、航空器轉運進境並由原裝運輸工具載運出境的，稱‘通運貨物’。」

這一段文字中，第一句是定義說明，從「其中」以後，都是註釋說明，對「過境貨物」、「轉運貨物」、「通運貨物」進行分類解說，這樣就不會發生任何歧義。

三是比較說明。就是把兩種相同或不同的事物、現象加以比較，來說明事物的特徵或區別。同類事物的比較，如「太平洋是世界上最大的洋。它的面積有一億八千多平方公里，差不多等於其他三個大洋的總和，比最小的北冰洋大十四倍。」這樣一比較，太平洋「最大」的這一特徵就十分鮮明瞭。

四是引用說明。即引用一些資料來說明事物的特點。如用資料、圖表等加以說明，使讀者獲得具體切實的印象和答案。譬如一篇說明噪聲汙染嚴重的調查報告，引用了這樣一些數字：「1978年向北京市環境保護辦公室告狀的噪聲案件，佔了全部汙染案的百分之四十一；而上海，竟達到百分之五十。據統計，我國大概有數百萬甚至上千萬工人，在有害的噪聲環境中工作，有千萬居民，日夜受到噪聲的嚴重干擾。」

這段文字中，前面兩個數字是確切數字，後面的是估計數字。因為受噪聲汙染的人員經常發生變換，如果用確切數字表示出來，反而不真實了。

描寫和抒情

描寫和抒情是文學寫作中廣泛運用的表達方式，但在公文寫作中，它們不是常用的表達方式，不能多用，有些文種基本不用。

公文中的描寫，主要是對一些事件、事實進行簡約的描繪與刻畫，給人以有聲、有色、有形的感覺。如一篇關於農村文化工作的調查報告，用了這樣一段描寫：「有一次，縣委書記夜晚十點鐘經過一個偏僻的大隊，看到打穀場上正在放映電影。時值隆冬，正下著雪，但一千多個農民頂風冒雪、聚精會神地看著電影。」這段話裡的「正下著雪」、「頂風冒雪」、「聚精會神」都是如實的描寫，使讀者對農民渴求文化生活的狀況有了形象的感受，從而增強了這篇報告的感染力量。

公文中運用描寫的手法，要注意兩點：一是應加以控制，區別使用。描寫的手法主要用於非法定公文，如調查報告、總結、簡報、資訊、典型材料中，法定公文中，如意見、通知、決議、決定、請示、批覆等公文中，一般是不能用描寫手法的。二是要適當運用描寫的方法。不能採用文藝作品那種精雕細琢、濃彩重墨的方法，應採用白描的方法，粗線條勾勒，與敘述結合在一起，來增強語言的形象性。

公文中的抒情就是抒發行文者的思想感情，以進一步表明對事物的立場、態度，達到以情感人，增強公文的感召力。抒情方法一般只用於在一定場合向群眾宣讀或公開發表的重要檔案，如會議報告、慰問電等，並且在確有需要時才用。公文中的抒情，不同於文藝作品那種狂放的、一洩千里式的抒情，而是莊重、內斂的，有人稱為「冷抒情」。一般採用淡雅的方法，文字少而精，不追求華美的辭藻，感情滲透在字裡行間，真切、樸實、感人。如毛澤東1940年1月在陝甘寧邊區文協第一次代表大會上的報告，結尾以象徵的手法抒發了革命樂觀主義豪情：「新中國航船的桅頂已經冒出地平線了，我們應該拍掌歡迎它。舉起你的雙手吧，新中國是我們的。」這個結尾極具號召力。1978年郭沫若在全國科學大會上的閉幕式上的講話——《科學的春天》，通篇既有深情的回顧，又有充滿激情的厚望和飽含感情的釋放。特別是結尾部分，引用唐詩和三個排比句，抒發了對祖國科學事業充滿必勝信念的豪情：「春分剛剛過去，清明即將到來。‘日出江花紅勝火，春來江水綠如藍。’這是革命的春天，這是人民的春天，這是科學的春天！讓我們張開雙臂，熱烈地擁抱這個春天吧！」這篇熱情洋溢的講話，打動了每一個科技工作者的心絃。

歡迎詞、歡送詞、答謝詞都是在公工場合帶有演講性質的講話稿，兼有公文和演講詞的特點，常常需要抒發感情。如《××同志在××市歡送援藏幹會會上的致詞》，開頭講：「再過兩個小時，大家就要告別山清水秀的故鄉，告別熟練自如的崗位，告別朝夕相處的親友，踏上西去的征程，開始為期三年的援藏工作了。」通過三個「告別」排比句，道出了心中難捨的感受，真情動人，引起在座人士的共鳴。結尾說：「同志們，出色地完成援藏任務，平安地返回崗位，這是各級領導的殷切希望，是全市人民的真心期盼，是廣大親友的強烈期待。我們衷心希望所有援藏幹部，恪盡職守，不負重託，為實現既定目標而努力奮鬥！到那時我們將會擺出「醉殺洞庭秋」的「巴陵無限酒」，熱烈歡迎各位勇士凱旋！」以上從領導、人民、親友三個角度表達了真摯的歡送之情和期待迴歸之情，很能打動人。最後引用充滿詩人浪漫情懷的詩句，表達了期待他們勝利凱旋的情懷。開頭言「告別」，結尾言「迎歸」，相互照應，渾然一體，充滿了親和力與感染力。

上面所說的是公文語言最基本的知識。掌握了這些東西，尚需在寫作實踐中加以揣摩，不斷提高修辭藝術，才能使文稿脫去「清水煮白菜」的味道。