一是壓縮。冗長的材料往往存在交待過詳、議論太多、語言囉嗦等毛病，這就要採取摘取精華、刪節字句的方法加以精簡，使其詳略合乎表達觀點的需要。

二是改寫。就是改變寫作角度，使材料更貼近觀點。常有這種情況，一個材料單獨看很好，但放進公文裡總覺得不那麼貼切。這是由於同個事例往往可以說明不同的問題。譬如，一個曾獲得「全國優秀企業家」稱號的廠長，被該廠職工代表大會罷免了。這個事實，第一，可以說明無論有多大功勞的改革家，如果今天停滯或倒退了，照樣會被改革大潮所淘汰；第二，可以說明，企業民主管理得到加強，職工的民主意識提高。如果要用這個材料說明前一個問題，就應該從企業領導的角度去寫；如果要說明後一個問題，就要從企業職工的角度去寫。材料改變了角度，能更充分地支援公文的觀點。

文字修飾

對材料要進行加工潤色，提高材料的質量。譬如，一篇報告反映某些地區「政出多門」讓企業為難時，原稿這樣寫：

「企業的上級部門太多，只管生產計劃指標，指標改來改去，越改越高，而上邊給了好處，還不夠他們爭的，到了企業大打折扣，而企業的問題卻沒人管，有了困難他們推來推去……」

這段話語言不夠精煉，後經加工改為：

「企業‘婆婆’太多，計劃層層加碼，物資層層剝皮，企業有了問題上邊踢來踢去，有了困難沒人來管。」

這段話由於運用了群眾語言，讀起來生動，含意也很深刻，這就是對材料加工潤色所起到的作用。

二、構架·銜接·照應

結構是一篇公文各個部分的佈局安排和相互聯絡。古人將文章的結構比作房屋的間架，間架不正或不勻稱，整座房子就蓋不好，可見，結構安排得如何，對於公文的好壞關係極大。

大家在寫作之前，往往先要拉一個提綱，這個提綱就是公文結構的外在形式，它反映了作者思路的形成過程。有些內容比較單一的公文，在長期的實踐中形成了固定的結構。如「批覆」這個文種，其結構是：開頭先說明收到了對方的請示，然後表示同意或不同意對方請示的事項，如果不同意，還要說明理由，最後用「此復」作結。這類公文，我們只要大體照此套用即可。但是，內容複雜的公文，結構上的變化比較多，就不能套用固定的「三段式」或「四段式」，而要依據主旨和材料確定。怎樣安排好結構呢？要注意三個問題，即整體構架、段落銜接、內容照應。

1．構架須嚴謹

公文結構，最起碼的要求是，層次清晰，主次分明。從理論上講，公文結構在動筆以前就必須安排停當。譬如架屋，事先須有一個考慮成熟的藍圖；作畫，落筆之前要有一個周密的構想。《紅樓夢》第二十四回里，賈母叫惜春把大觀園畫成一幅畫，大家七嘴八舌地議論起如何畫，這時薛寶釵講了一番很有見地的看法。她說：

這園子卻像畫兒一般，山石樹木，樓臺房屋，遠近疏密，也不多，也不少，恰恰是這樣。你若照樣往紙上一畫，是不能討好的。主要看紙的地步遠近，該多該少，分主分賓，該添的要添，該藏該減的，要藏要減，該露的要露。

薛寶釵講的是畫畫，要先根據紙的大小，擬定畫多畫少，哪裡為主，哪裡為次，什麼要添要露，什麼該藏該減。寫作也是如此，要先根據文章的主旨和規模，想好要說幾層意思，哪層先說，哪層後講，如何開頭，怎樣煞尾，等等。這就是謀篇佈局。

房屋的構架，由樑柱和椽檁組成；公文的結構，由層次和段落組成。層次好比是大梁，段落好比是橫在大梁上的檁條。公文的結構安排，就是安排好層次和段落。

首先，說說層次。層次是指公文的幾個組成部分。大多數公文的層次，沒有固定模式，是靈活多變的。一般地說，安排層次要注意突出主旨，順序合理，避免交叉，體例勻稱。常見的安排層次的方式有以下三種：

總分式

這是較常見的層次安排方法，開頭先作總的概括，接著分別進行敘述。分別敘述的層次之間具有一定的並列關係。通知、通報、計劃、調查報告等經常採用總分的方式。譬如，一城區的年度工作計劃，開頭先提出全年工作總的指導思想，然後分別對經濟、改革、政法、黨建、精神文明建設等項工作，提出具體的工作目標。採用這種總分式時，要注意各個分述部分層次要分明，不能互相包容；順序要合理，避免輕重倒置；詳略要勻稱，防止畸輕畸重。

遞進式

它的特點是，前後層次的內容是層層推進的關係，或前因後果的關係。調查報告、工作總結、通報等常用這種方式安排層次。譬如，一篇黨員評議工作總結，說了三層意思：第一層是通過學習檔案，提高了對新形勢下黨員模範作用的認識；第二層是認真開展自查，找出了思想和工作上的差距；第三層是積極參加評議，開展批評和自我批評，達到新的團結。這三層意思環環相扣，層層遞進，前一層是後一層的前提，後一層是前一層的結果。

遞進式的結構方法，各層次前後聯絡極為密切，有著嚴密的邏輯關係，不能隨意變換次序。如上面例子中的三個層次，先有了第一層次說的「提高認識」，才能有第三個層次說的「達到新的團結」，這個順序是不能顛倒過來的。

時序式

就是按照所寫事物的時間推移次序，來安排層次。會議紀要、事故報告等常用這種方式。如會議紀要中，先寫誰致開幕詞，接著寫誰作大會報告，最後寫誰作總結講話等等，就是按照會議程式的順序來寫的。

其次，說說段落。段落就是公文結構的基本構成單位，也叫自然段。它一般要小於層次，往往幾個段落才能構成一個層次；但有時又等於層次，即一個段落就是一個層次。即使如此，段落和層次也不能混為一談。段落要分明，它的劃分，既不能太零碎，也不能一「逗」到底。劃分段落的方法主要有以下三種：

一是按中心意思劃分。即每一段落安排一箇中心意思，這個中心意思說完了，這個段落也就到此為止。一般來說，每一段落的開頭，都有一句概括全段內容的話，稱作「段旨」，帶有提示每段內容的作用，其他文字都圍繞「段旨」來展開，直到把一箇中心意思表達完全。這種劃分段落的方法，是一般公文中最常用的。

二是按條項內容劃分。法規性公文中，常常分條列項來寫，一條法規便是一個段落，並在每條每項前面標上序號，顯得十分清楚。通用公文中，如通知等文種也常用這種方法，譬如，要通知五個事項，則可一項內容劃分一段，也用序號標明。

三是按事物發展階段劃分。事物的發展是呈階段性的，一項工作的開展也具有階段性，在敘述這些事物的發展過程時，可將每一發展階段劃分為一個段落來寫。如黨的十四大報告，在闡述黨的基本理論和基本路線的形成過程時，就是按照我們黨對這一理論認識的發展階段來劃分段落的，階段清楚，脈絡分明。

2．銜接須自然

銜接是指層次之間、段落之間的連線和轉換，起承上啟下的作用。屋架樑柱的銜接靠木榫，公文的銜接靠過渡詞、過渡句、過渡段。

過渡詞：總之、因此、可是、相反、綜上所述、由此可見等；

過渡句：「現將有關情況報告如下」、「下面分三個方面來說明」；

過渡段：一般用在較長的公文中，標誌前後兩段內容有較為明顯的轉換。

需要說明的是，並非所有的層次，段落之間都要過渡，有的就可以硬接硬轉（請參看本書《硬接硬轉》一文）。運用過渡手段進行銜接，在公文中常見於以下兩種情況：

一是內容轉換時需要過渡。在工作總結的寫作中常有這種情況，前面講了工作中取得的成績，接著要說明工作上還存在的缺點和問題。成績和缺點二者是對立的，因此上下文之間需要轉折過渡。譬如，有個總結在講了成績之後，用了這樣的過渡段來轉換：「但是，在成績面前我們應當清醒地看到，無論是領導工作上還是機關作風上，都存在著一些值得注意的問題，主要是……」這段話承上啟下，使文章前後貫通。

二是由總括到分述時需要過渡。前面講到總分法，在總的概括之後，分項敘述之前需要過渡一下，使上下文連貫起來。譬如，一篇關於發行四種金屬人民幣情況的報告，講到發行工作中的問題時，先概括地說，「由於發行數量少，又不能兌換，外部單位、群眾和銀行內部不少同志都有意見。」在作了這樣的總括之後，下面分項敘述了群眾的四點意見，而在總括和分述之間，用了這樣一句過渡句：「現將群眾的主要反映彙報如下」，這一句話就將上面提到的「不少同志都有意見」，與下面列出的四條意見很自然地銜接在一起了。

3．照應

公文的內容前後要關照和呼應，前面提到的問題，後面要有著落；後面說的內容，前面要有所暗示，文章才能渾然一體。常見的照應有三種：

一是題文照應。公文的內容特別是開頭，要照應標題；標題則要照應公文的主要內容。批覆、請示、報告這類文種的標題，是要直接標出公文核心內容的，如《××省財政廳關於總會計師是行政職務不是技術職稱的請示》、《國務院辦公廳關於懸掛國徽等問題給湖北省人民政府的覆函》，不僅僅是照應，簡直就是對應了。題文照應是公文寫作的基本要求之一，要做到這一點，關鍵是擬好標題，使題文一致。古代作文，都是後加題目，所以很少發生文不對題的現象。自實行科舉以後，才出現命題作文，搞得後來人形成先寫題後作文的習慣。這樣一來，就容易出現跑題的問題。所以，要題文照應，最好還是先作文後擬標題，起碼是在作好文後認真修改一下標題。

二是首尾照應。開頭和結尾關聯密切，有什麼樣的開頭，就應該有什麼樣與之呼應的結尾，做到首尾圓合。譬如，一篇部署春播工作的通知，開頭提出要用半個月時間完成全縣30萬畝耕田的播種工作；結尾處則要求全縣幹部群眾大幹苦幹十五天，確保春播任務全面順利完成，呼應了開頭提出的任務。這樣，不僅使這篇通知的結構完整，而且使主旨更加突出。

三是前後照應。即文章後面寫的內容與前面的內容照應。譬如一篇調查報告，前面分析了當前稅收工作中存在的三個問題，後面提出瞭解決問題的三個對策，一一照應了前面的三個問題。如果不是這樣，前面提出的問題到後面斷了線，或者前面提出三個問題，後面只給出一個對策，這篇報告的結構就不那麼嚴密了。

最後要提及的是，開頭和結尾也是文章結構的重要組成部分，具有特殊的功能。由於本書中《高帽與長靴》一文已有詳盡論述，本篇就不再贅敘。