寫作公文，主旨確定之後，就要在主旨的統帥下，考慮如何運用材料，怎樣安排段落，以期使全篇成為一個嚴密、和諧、統一的整體。下面就談談這兩個問題。

一、尋材·選材·用材

材料是公文寫作的基礎條件，它的重要恰如蓋房離不開磚瓦，做飯缺不了米麵一樣。所謂材料，就是指構成一篇公文的事實、資料、道理和引語等。它是寫作者從親身的感受和調查研究中直接得到的，或者從他人的感受和調查研究中間接得到的。寫好公文，必須抓好尋材、選材、用材這三個環節。

1．尋材須廣博

蜜蜂不採百花釀不出好蜜，沒有豐富的材料就寫不出好公文。廣博而充足的材料，不僅有利於全面地分析問題，正確地判斷情況，而且寫作時也有較大的迴旋餘地。

尋材的原則，一貴「多」，二貴「細」。

所謂「多」，就是在寫作公文之前，想方設法從各方面蒐集與公文主旨有關的材料，要「貪多務得」、「竭澤而漁」，不是隻要釣上幾條魚或捕到幾網魚就滿足了，而是要掏幹「澤」水，把所有的魚都捕獲淨盡。有人說寫作公文是「七分材料三分寫」，就是說要把大部分精力用到開調查會、尋找資料上去。尋材，可由四個方面去找：

（1）黨中央、國務院和上級領導機關所頒佈的有關政策、法令、計劃、決定，以及其他有關檔案精神；

（2）本地區、本部門、本單位的有關情況，包括各種統計數字、反映或研究有關問題的資訊、簡報、報告、會議資料等檔案的材料；

（3）報紙、雜誌、書籍上報道或研究有關情況的文章；

（4）國內外有關情況的研究成果。

多方尋材，建立富有的材料「倉庫」，就有了寫作的本錢，表達能力就可以得到充分發揮。

所謂「細」，就是尋找材料要精細具體。要注意搜尋具體的數字、詳盡的事例，一件工作的來龍去脈、背景材料，一個問題的各種反映、正反觀點，都要一點一滴地蒐集佔有，這樣寫出來的公文才能翔實、有說服力。尋材的方法很多，除了搜尋文字資料外，要特別注意採用座談會、調查會的方法，實踐證明，這種方法既有效又快捷。

2．選材須嚴格

選材，貴在「嚴」、「精」二字。有人說：「尋找材料，應當提倡‘以十當一’，以多為佳；選擇材料，則應‘以一當十’，以‘嚴’為上。」這話很精闢的。對於選材，茅盾先生有一段既風趣又深刻的話，他說，選用材料的時候：

「就像關卡的稅吏似的百般挑剔了，整整一卡車的‘貨’，全要翻過身來，硬的要敲一敲，軟的要捫一把，薄而成片的，還要對著陽光照了又照，——一句話，用盡心力，總想找個把柄，便扣下來，不讓過卡。」

公文寫作中選材，也要像這個稅吏似的吹毛求疵。概括地說，選材要按照以下四個標準：

相關性

選擇的材料要與公文主旨有關聯，無關的材料，不能說明觀點的材料，即使很典型、很生動，也不選用。若將這種材料硬塞進公文中去，不僅不能增加文章的力量，還會分散公文的主旨。俄國大文豪契訶夫曾經講過一句著名的話：「要知道在大理石上刻出人臉來，無非是把這塊石頭上不是臉的地方剔掉罷了。」這句話講得多麼深刻呀。選材，也就是要把那些與主旨無關的、「不是臉」的材料剔除掉，才能使公文精粹有力。

比較一下以下兩個材料：

一、用政策積極吸引人才。我們制定了吸引人才的獎勵政策和人事服務政策。如獎勵政策方面，對為區財政作出貢獻的企業法人或個人，獎勵金額最高可達300萬元；對有突出貢獻的優秀人才，授予「有突出貢獻優秀人才」、「優秀青年」榮譽稱號，並分別給予一次性獎勵一萬元和三千元。在人事服務方面，對引進人才的戶口、暫住證等具體問題，制定了優惠政策。

上面這個材料，段旨是「用政策吸引人才」，下面引用了三個事例，都與段旨密切相關，因此材料很有說服力。

二、我局認真開展處級幹部的培訓工作：

1．為了認真貫徹實施《中華人民共和國行政許可法》，提高廣大公務員的法治意識和依法行政水平，我局組織全系統公務員、直屬事業單位的領導及直接從事行政許可人員共95人進行了為期2天的行政許可法培訓，考試成績全部合格。

2．為了使藥監繫統的領導幹部認真學習國際先進的藥品監管理念和監管經驗，開闊眼界，開拓思路，提高監管水平、專業水平，我局與市委組織部合作舉辦了局、處級幹部赴加拿大藥政管理培訓班，共計27人參加，培訓時間21天。

3．為了提高新任領導職務公務員的政治理論水平、公共行政管理水平、依法行政能力、組織協調能力、處理複雜矛盾的能力及創新能力，我局18名處級幹部參加了市人事局組織的處級國家公務員任職培訓班。

4．為了提高處級領導幹部的專業理論水平，我們積極組織處級幹部參加各類職稱考前培訓，共四批28人次。

上面這個材料選材的相關性很差。標題講的是處級幹部培訓，但是第一個事例講的並不是處級幹部培訓（可能有處級幹部參加）；第三個事例雖然講的是處級幹部培訓，但培訓是市裡組織的，並非「我局認真開展」的，所以這兩個事例（佔一半）都不具有相關性。

可靠性

選材的一個重要標準，就是真實可靠。虛偽的、生編亂造的、未經核實的材料，不能用於公文。材料中的時間、地點、人名、數字和引文等，最容易弄錯，一旦發現疑點，就要認真核實，否則一字之差就會鬧出大笑話來。不論是選用「活材料」還是「死材料」，最好不要用「二手貨」，更不能用道聽途說的「小道訊息」，而要儘量用「第一手」材料。

典型性

選用的材料應有代表性，是同一類材料中最拔尖的。典型事例在公文中可以發揮以小見大、以一當十的作用，不僅使觀點更為鮮明突出，還可增強公文的說服力。譬如，毛澤東同志在《湖南農民運動考察報告》中，談到農民運動時寫道：「女人和窮人不能進祠堂吃酒的老例，也被打破。衡山白果地方的女子們，結隊擁入祠堂，一屁股坐下便吃酒，族尊老爺們只好聽她們的便。」這段話，把打破了封建枷鎖的農村婦女無拘無束地進入祠堂吃酒的姿態，以及族尊老爺們在農民革命運動面前無可奈何的窘態，活靈活現地表現出來，給人以很深的印象。

再看下面一個材料：

頂風違紀，興建超標準辦公大樓。如安徽省安慶市下屬的望江縣，這個僅有10個鄉鎮的財政窮縣，正副縣長卻有12名，去年財政淨結餘21萬元，卻花費5500萬元興建超豪華辦公大樓。辦公樓建築面積達4.36萬平方米，且裝修豪華，可容納2180個正縣長辦公，其建築面積相當於8.5個美國白宮。

上面這個材料夠典型的，有力揭露了不顧財政實力和實際需求興建豪華辦公樓的問題。

現實性

選用的材料應是現實生活中的新材料。在當前加快改革開放的新形勢下，要注意選擇代表新思想、新事物、新情況、新典型、新問題的材料，特別是改革大潮中出現的那些為領導和群眾所關心的「難點」「熱點」「敏感點」的相關材料，具有更為強烈的現實性。把這些材料運用於公文之中，就可增強對社會實踐的指導作用，因為你「撥動了社會上繃得最緊的弦」。

3．用材須得法

材料選定之後，還不能一字不差地放到公文中去，必須根據表達主旨的需要，進行一番剪裁加工，使之更好地說明觀點。加工方法有以下幾種：

合併同類

把說明同一個觀點的幾個材料歸納成一個材料。譬如，反映同一問題的幾個統計材料，可以像合併同類項那樣，將同類、同一口徑的數字相加，綜合成一個統計材料。有時，好幾個材料反映的問題中，都不約而同地反映了同一類問題，則可將這類問題抽出來加以概括歸納。合併同類的好處是，可以將反映個別情況的材料，轉化成帶有綜合性、全面性的材料，從而能夠更有效地說明公文的觀點。

妥善剪裁

不論是敘述事實還是分析問題，都不能平鋪和堆砌材料，而要根據表達觀點的需要，有詳有略。所以，對那些內容很好而篇幅冗長的材料，就要進行剪裁。