初寫公文者，難免受挫一時。有的自以為公文不過是雕蟲小技，不屑一學，拿來便寫，結果三篇五篇寫不成樣子。有的讀了講授公文寫作的冊子，自以為得了天機，幾試鋒芒，卻總有畫虎不成反類犬之虞。凡此種種，大都因為把公文寫作看得過於容易了，不知道公文寫作也是一門學問，也有其自身規律，也須經歷一個學習的過程才能寫好。
那麼，這個學習過程有多長呢？梁實秋認為，寫好文章須經過「文思枯澀、洋洋灑灑、懂得割愛」三個階段。筆者以為，要能寫得一手好公文，也要經過三個階段。
其一，粗知公文章法階段
公文寫作常被形容為「帶著鐐銬跳舞」，就是說公文有特定的格式、章法，撰寫公文必須受其管束，不可任性而為。所以，公文寫作的學習，也要從掌握公文的基本章法、格式開始。這個階段的學習很重要，基礎打不牢，提高便很慢。重點要掌握的是公文的五要素，即主題、結構、材料、語言和格式。有人將這五要素比喻為人的靈魂、骨骼、血肉、細胞和外裝，哪一樣也不可少，這是有道理的。當然，公文寫作方法中，不乏一般文章的寫作常識，如主題要深刻、材料要精當、結構要勻稱、語言要準確等等。但是公文的寫作又不同於一般的寫作，畢竟有自己的特點。學習公文寫作，最要緊的也就是掌握這些特點。
就拿主題來說，不論公文還是文學作品，都講究主題的鮮明性，但是在主題的表現手法上，卻有著顯著的區別。一部小說的主題，是隱含在作品的人物情節和事件中的，如《紅樓夢》，就是通過對賈、史、王、薛四大家族興衰的具體描寫，揭露了封建社會後期的種種黑暗和罪惡，以及不可克服的內在矛盾，預示了封建制度必定要走向滅亡的命運。可是這個主題的表述，在作品中是找不到的，也就是說，文學作品的主題不是在作品中直接顯露出來的。相反，公文的主題就必須在文章中「赤裸裸」、鮮明地表達出來，提倡什麼，反對什麼；應該做什麼，不要做什麼，都要寫得清清楚楚。
比如，寫一篇「請示」，必須把要辦的事項及其理由寫得明明白白，上級才好據此作出答覆；寫一個「規定」，必須把每項條文表達得準確無誤，發下去基層才好執行。所以，初寫公文者必須明瞭這一要求，寫作中避免設喻、繞彎子。除了主題以外，在結構、材料、語言上，公文的特點也是很突出的，就不一一列舉了。
即使公文本身，不同文種也有不同的特點。從結構上看，短者如「請示」，往往一段成篇，沒有明顯的開頭、結尾；長者如「總結」，開頭、主體、結尾，段落分明。從標題上看，長者如「通知」的標題，發文機關、檔案內容、文種三要素俱全，往往寫出來一長串；短者如「公告」「佈告」的標題，只有兩字而已。公文的這些特點，正是公文寫作中的規範要求，只有準確掌握甚至爛熟於心，才具備寫好公文的基礎。
其二，駕馭公文章法階段
知道了公文的章法格式，在實際中加以運用，久而久之，下筆就有一定規律，達到從容駕馭的階段。這一階段，寫作者已經徹底擺脫了「照葫蘆畫瓢」式的寫法，起草一篇公文，標題如何擬定，開頭如何落筆，如何展開，如何剎尾，彷彿胸有成竹。這一階段的公文則達到較為嚴謹規範的程度。
所謂嚴謹，從結構上說，層次的安排合乎邏輯，各部分的篇幅較為勻稱，沒有畸輕畸重的現象，沒有開頭戴高帽、結尾穿長靴的弊病。從內容上說，材料切題，例證精當，沒有離題萬里的敘述和洋洋灑灑、不著邊際的議論。最重要的是觀點和材料的高度統一，觀點能夠統帥材料，材料能夠支援觀點，沒有觀點大、材料小或觀點小、材料大的毛病，也沒有觀點材料兩張皮的現象。
所謂規範，是說公文的行文格式合乎中央辦公廳、國務院辦公廳聯合下發的《黨政機關公文處理條例》的有關規定，從版頭格式、正文格式直至文尾格式，都搞得十分規範；從文種的選用直至行文規則，都搞得十分得當，挑不出毛病來。達到這種程度，就可稱之為會寫公文了。
其三，跳出公文章法機械階段
寫作不受公文章法機械的束縛，提起筆來有個我在，下筆一氣呵成，文章渾圓貫通，既有鮮明的個性，又不逸公文章法，這才是進入第三個階段。這一階段公文的特點是，走出四平八穩的境界，公文有精神，有力量。
所謂有精神，是說公文的主旨新穎，材料典型，讀了感到很有新意。特別是主旨的提煉十分重要，公文的主旨起到統帥的作用，從標題的擬定、結構的安排、材料的運用到語言的措置，都由主旨來決定。主旨新穎精闢，會使整篇公文虎虎有生氣。所以寫作功力深厚的人，下筆之前常常用很長的時間來反覆推敲、提煉主旨，直至主旨在頭腦中完全清晰、成熟起來方肯動筆。當然，主旨的深刻與否，關鍵是作者的理論政策水平高不高，綜合概括能力強不強，思維敏銳不敏銳，沒有思想的深入，便提煉不出深刻而有新意的主旨來。
所謂有力量，關鍵是做到語言的精煉，精悍的文章才能有力。功力深厚的人善於「割愛」，如梁實秋先生所說，不成熟的思想、不實際的意見、不切題的材料、不恰當的詞字，統統刪削淨。枝蔓芟除之後，文章才顯得簡潔而有力量。
以上三個階段，是要花一番氣力的，經過若干年的磨鍊才能達到「燈火闌珊處」。特別是進入第三個階段，非得有多方面的修養才成，不是輕易能及的。