梁實秋先生說：「文學作品無不崇尚簡練，簡練乃一切古典藝術之美的極則。」我想，這也適用於機關公文罷，因為簡潔正是公文寫作的一個基本要求。

簡，即簡少之意。古字「簡」的下部，門裡是個「月」字，意從門縫透進的一絲月光。

潔，即除去雜質之意，留下的便是精華了。因此，簡潔也就是「少而精」，這是公文寫作所追求的最佳境界。

少，是指篇幅短。篇幅短，這是相對而言，不是越短越好，也不是一切公文皆作短文。譬如，全國黨代會的報告，一萬餘字便是「少」了。一個企業的年度工作總結，一萬字便太多了。1992年北京市好公文評選中，膺選一等獎的首鋼總公司的年度工作總結，只用了1900餘字。言之有物，短文長看；言之無物，長文短看。

精，古意為上等細米。《莊子·人間世》有云「鼓莢播精」，說的便是用小簸箕簸細米。後來引申為經過提煉或挑選的完美的東西，如精兵、精英。公文的精練，須立意精闢，結構精巧，材料精當，敘議精到，文筆精悍。「少而精」是個統一體，不可偏廢。只有「少」，而無「精」，難免成了「少而空」。

公文要達到簡潔的程度，須下一番功夫。初學寫作者不妨從以下幾方面作些努力。

首先，在動筆前先搞清公文的閱讀物件，是上級機關、所屬部門還是基層單位，這樣在提筆時才知道哪些該寫，哪些不必寫；哪些詳寫，哪些略寫，公文才能凝而不泛，有較強的針對性。這是寫作上的「看人下菜碟」。譬如，行文的物件若是上級機關，公文中就要少引用上級精神，少講道理、發議論；若是下屬單位，也要分分層次，在敘述的詳略和側重點上都應有所區別。物件明確，有的放矢，便能「冗繁削盡留清瘦」。

其次，有一寫一，有二寫二。不要湊篇幅，湊結尾，湊「三大段」「四大塊」，公文才能實而不空。清代學者劉熙載在《藝概·文概》中說：「應用文有上行，有平行，有下行。重其辭，乃所以重其實也。」這就是說，人們之所以重視公文，是因為看重公文中所講的事情。公文是辦理公務的工具，要求下級做什麼事，請求上級批准什麼事，寫清楚說明白就行了，不要再加上一堆浮詞虛語；事情交代清楚了，話說盡了，就戛然而止，不要再硬添一段結尾。水平高低不在篇幅大小，分量輕重不在稿件長短。即使講道理也要實講而不能空講，先擺出事實，再引出道理，才有說服力。

再次，寫作的材料要廣採博收，偷不得懶。老舍先生說：「簡練需要概括，需要多知多懂。知道一百個人，而寫一個人；知道一百件事，而寫一件事，才能寫得簡練；心有餘力，有所選擇，才能簡練。」這是真知灼見！欲寫得少，先求其多。當然，在實際寫作中，寫一個事例要求有一百個事例墊底，恐怕難於做到。變通一下，用十個事例墊底總是可以的罷。否則，沒有一定數量的事例，就很難選擇出最精當、最典型的事例來，文章也不可能達到精煉。

最後，公文寫成後要反覆刪改。「字怕懸，文怕念」，多念幾遍，不通順的地方就沒有了。米淘三遍砂粒少，文改數遍質量高；千錘百煉出好鋼，再三修改出華章。海明威對他的中篇小說《老人與海》，前後刪改了二百多遍，「砍伐了整座森林」，只保留下原稿篇幅的十分之一。結果此書一問世便轟動世界，讀者無不為他那無與倫比的洗練筆法所折服。古人說，文章的最高境界是「刪繁就簡三秋樹」，深秋的樹，經過數度秋風，乾淨得只剩下枝枝杈杈。公文要寫到這種地步，非要有足夠的耐心，不厭其改才行。

以上說的凝而不泛、實而不空、廣而不濫、簡而不贅，是達到公文簡潔最起碼的要求。有人說，這些要求已經很高了，公文的簡美太難達到了。這不禁使我想起了一首古詩《箜篌引》，只四句十六字，卻寫出一個極其悲壯的故事：

公無渡河，公竟渡河。渡河而死。其奈公何！

自從讀過這首詩，每當我經過濁流滾滾的黃河時，眼前總會浮現出那位無所畏懼的「公」，他沒有任何渡河的工具，卻義無反顧地躍入黃流，雖然最終不敵濁浪而死，但是這種沒有條件也敢於向困難挑戰的精神令人讚歎。有了這種精神，天下還有什麼奈他何！同樣，有了這種精神，公文的簡美就不難達到了。